近年のNGメールマナー3選｜「メール一往復主義」は失礼？生成AIの使い方にも注意を
ビジネスシーンにおけるメールは、単なる情報伝達の手段ではありません。メールを通じて築かれる信頼関係や、相手への配慮の姿勢は、あなたの評価にも大きく影響します。
とくに最近では、若手社員を中心に“効率重視”の文化が広まりつつありますが、その流れの中で「メールマナーの乱れ」が問題視される場面も増えています。
本記事では、近年よく見られる“NGメールマナー”を3つ取り上げながら、ビジネスメールにおける本来の意味と、相手との関係性を大切にする姿勢について丁寧に解説していきます。
1. メール一往復主義──返信不要の姿勢はNG？
近年、一部の若手社員の間で「メールは1往復で完結すべき」と考える“メール一往復主義”が浸透しつつあります。たとえば、「書類を送った→受け取った→これで終わり」といった具合に、返信を省略する傾向があります。
確かに、業務効率を重視すれば無駄なやり取りは避けたいもの。ですが、このようなスタンスは、ビジネスマナーとしては問題があります。なぜなら、ビジネスメールは単なる報告や伝達の手段ではなく、「相手への配慮を示すコミュニケーションツール」だからです。
たとえば、相手からメールで資料が送られてきた場合、「資料、確かに受領いたしました。ありがとうございます。」と一言添えるだけで、相手は安心します。返信がないと、「ちゃんと届いているのだろうか？」「読んでもらえたのか？」と相手を不安にさせてしまうのです。
さらに、たとえ相手からの依頼を断る場合でも、「お断りする内容であっても、必ず返信する」のが基本です。無視はもってのほか。「お力になれず申し訳ありません」などの言葉を添え、相手の気持ちに配慮する姿勢が重要です。
メールは、あなたと相手との関係性を築くための大切なツールです。「たった一言」であっても、丁寧な返信を心がけることで、信頼関係は大きく変わっていきます。
2. 生成AIの文章をそのままコピペ──“丁寧すぎる言葉”は違和感のもと
ChatGPTなどの生成AIツールの普及により、ビジネスメールをAIに書かせる人も増えてきました。確かに、時間短縮や表現の参考には便利なツールです。しかし、そのまま文章をコピペして送ることには大きな落とし穴があります。
たとえば、謝罪のメールで「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」といったような、普段使い慣れていないような言葉が並んでいると、受け取った相手は「これは生成AIが書いたのでは？」と気づくことがあります。
一見、丁寧で立派に見える表現でも、実際に使い慣れていない人が送ると、かえって不自然に映ってしまいます。そしてなにより、そこに“自分の気持ち”がこもっていないことが伝わってしまうのです。
ビジネスメールでは、丁寧さよりも「誠意」が重視されます。生成AIを活用するのは構いませんが、あくまで“たたき台”として利用し、自分の言葉に直してから送ることが重要です。
メールの相手は、文章を通じてあなたの真剣さや配慮を読み取っています。画一的なテンプレートでは伝わらない「気持ち」を大切にしましょう。
3. 返信を後回しにする習慣──“放置癖”が信頼を損なう
最近よく聞かれるもう一つのNGマナーが、「メール返信を後回しにする」傾向です。これは、特にスマートフォン世代の若手社員に見られるもので、日常的にチャット文化に慣れていることから、「メールを頻繁にチェックする習慣がない」という人も少なくありません。
そのため、「メールを見逃していた」「後で返信しようと思って忘れた」といったトラブルが頻発しています。
ビジネスにおいて、メールの返信は“レスポンスの速さ”が信頼に直結します。返信が遅いだけで「仕事が遅い」「連絡がルーズ」といった印象を与えてしまうこともあるのです。
まずは、出社時や昼休み後、退勤前など、1日に何度かメールを確認する「習慣」をつけることが大切です。そして、すぐに返信できそうな内容であれば、読んだその場で返すのがベスト。
もし内容を確認するのに時間がかかるようなメールであれば、「メールを拝受しました。詳細なご返信は本日17時頃にお送りします」など、一言だけでも先に返信しておくと、相手に安心感を与えることができます。
「返信の早さ＝仕事ができる人」というイメージは今も根強く存在します。小さな工夫ですが、これだけであなたへの信頼度が大きく変わります。
メールは“人間関係を築く”ための大切な道具
ビジネスメールは単なる伝達手段ではなく、「相手との関係性を深めるためのツール」です。
だからこそ、「一往復で終わらせない」「生成AIを使っても自分の言葉で伝える」「返信を後回しにしない」といった、相手への思いやりを込めた行動が求められます。
便利な時代になったからこそ、「あえて手間をかけること」が相手に届き、信頼につながるのです。
ビジネスパーソンとしての印象は、メール1通で大きく変わることもあります。日々のやり取りを見直し、相手に寄り添う丁寧なメールを心がけていきましょう。
