はじめに
ビジネスシーンでは、電話応対はとても重要な仕事のひとつです。特に担当者が不在のときに取引先から伝言を受け取る場面は、どの会社でもよくありますね。その際に、伝言メモを正確に、そして効率よく書くことは、社内の円滑な連携を保ち、取引先との信頼関係を守るためにも欠かせません。
しかし、「伝言メモを書くのに時間がかかる」「正しく伝わらずトラブルになった」など、悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
伝言をうまく伝えられないと、取引先との関係性に悪影響を与えたり、仕事の進行に支障が出ることもあります。そこで本記事では、電話で伝言を受けたときに、担当者へ正確かつスムーズに伝えるための伝言メモの書き方や工夫を詳しくご紹介します。
最後までお読みいただければ、きっと明日から実践できるヒントが見つかるはずです。それでは始めていきましょう。
伝言は必ず文字で伝える
まず大切なのは、伝言は必ず文字にして伝えるということです。
電話を受けたとき、「簡単な内容だから覚えておけばいいや」と思い、メモを取らないことはありませんか？実は、私自身も以前そのようなことがありました。しかし次の電話を取った瞬間、さっき聞いた内容をすっかり忘れてしまい、慌てた経験があります。
人間は思っている以上に忘れやすいものです。だからこそ、必ずメモを取りましょう。
もし取引先が「なるべく早く連絡してほしい」と急ぎの場合には、伝言を聞き終えたらすぐ担当者に電話で伝えることも必要です。しかし、急ぎでない場合でも、口頭だけで伝えるのではなく、チャットやメール、そして紙の伝言メモなど文字にして残しておくことが重要です。
文字にすることで「聞いた・聞いていない」というトラブルを防ぐことができ、担当者も視覚的に情報を確認できるため、行動が取りやすくなります。自分のため、そして担当者のためにも、伝言は必ず文字で伝えるようにしましょう。
伝言メモを取るときのポイント3つ
伝言メモを効率的に、かつ正確に取るために大切なポイントを3つご紹介します。
1. 電話専用メモノートを準備する
電話を受けたときに、近くにある紙の裏やメモ帳などに書き込んでしまうと、あとで「どこに書いたっけ？」と探すことになりがちです。最悪の場合、捨ててしまう可能性もあります。
そのため、必ず電話専用のメモノートを用意しましょう。伝言内容を一冊にまとめておけば、後で確認したいときにすぐ見返せますし、問い合わせがあった際にも安心です。
2. 相手の名前と連絡先は最重要
電話を受けた際、必ず「どこの会社の」「誰から」かを正確に聞き取ってメモします。
もし聞き取れなかった場合には、「恐れ入りますが、もう一度お名前をお聞かせいただけますか？」と確認しましょう。聞き間違いによって、担当者に伝えたときに「そんな方知らない」という事態になるのは避けたいところです。
さらに、聞いたことのない会社や初めての取引先の場合は、必ず連絡先も聞いておきましょう。「折り返し電話してください」と言われたのに連絡先が分からない…という失敗を防げます。
3. 用件はキーワードを押さえて書く
電話の内容を一字一句書き取るのは現実的ではありません。そのため、相手の話を聞きながら、伝えるべき要点をキーワードでメモします。
例として、「先日納品してもらったパソコンについて教えてほしい。できれば明後日の午前10時に来てもらえますか？」という内容であれば、
- 納品パソコン
- 明後日10時訪問希望
- 佐藤さんから連絡
といったように、短くまとめて書きます。
さらに、頻繁に使う言葉や商品名などは、自分なりの略語や記号を作っておくと、メモを取るスピードも上がります。例えば、「折り返し電話」は「T」、「配送希望」は「配」などです。
伝言メモを書くときのポイント3つ
伝言メモを書くときは、読みやすく、わかりやすくまとめることが大切です。
1. 必要な情報は箇条書きにする
長文でメモを書くと読みづらくなり、伝わりにくくなります。そのため、以下のような項目を箇条書きで整理しましょう。
- 電話を受けた日時
- 相手の会社名と担当者名
- 用件（キーワードで）
- 今後の対応（折り返し電話など）
- 電話を受けた自分の名前
あらかじめテンプレートを作っておくと、書く手間を減らせ、伝え漏れも防げます。
2. メールやチャットでもテンプレートを使う
伝言をメールやチャットで伝える場合も同じです。必要事項を入力するだけのテンプレートを準備しておくことで、早く、正確に伝言を送れます。
3. メモはわかりやすい場所に貼る
紙のメモの場合、担当者の机の上に置くだけだと、他の書類に埋もれて見つけにくくなることもあります。そのため、担当者の目に入りやすい場所に貼るなど、工夫しましょう。
伝言を渡したら、担当者に「伝言を見ていただけましたか？」と確認することで、確実に伝えることができます。
伝言メモで注意したいポイント2つ
最後に、伝言メモを作成するときに特に注意したいことを2つご紹介します。
1. 留守電に入れた内容もメモで伝える
携帯電話の留守番電話にメッセージを入れた場合も、それで終わりにせず、同じ内容をメモに書いて担当者に伝えましょう。
担当者がメッセージを聞いていない可能性もありますし、うっかり消してしまうこともあります。メモを残すことで、伝言が確実に伝わる仕組みになります。
2. 用件がない場合も電話があったことを伝える
取引先から電話があり、担当者が不在のため「また連絡します」と言われて電話が終わることもありますね。その場合でも、「〇〇会社の〇〇様からお電話がありました」とメモを残すことが大切です。
担当者は次に連絡する際、「先ほどはお電話ありがとうございました」と伝えることができ、細やかな対応が信頼につながります。
まとめ
電話応対は、ただ話を聞くだけでなく、正確に伝えることが大切です。
- 必ず文字で伝える
- 相手の名前と連絡先を最優先でメモする
- 用件はキーワードで簡潔にまとめる
- メモはテンプレートで統一し、見やすく書く
- 確実に担当者へ伝える工夫をする
これらのポイントを意識することで、社内の連携がスムーズになり、取引先からの信頼も高まります。
ぜひ、今日から実践してみてください。最後までお読みいただきありがとうございました。
