仕事の現場では、どれほど優秀な人でも「ミス」を完全に避けることはできません。
特に忙しい日々の業務の中で、人の記憶力や注意力には限界があります。
では、どうすればミスを減らし、生産性を高めることができるのでしょうか？
その鍵は、職場の基本である「5S」と、ミスに対する管理職の適切な対応にあります。
5Sとは？
まずは「5S」について簡単に説明しましょう。
5Sとは、日本の製造業を中心に広まった職場環境の整備手法で、以下の5つの言葉の頭文字を取ったものです。
- 整理（Seiri）：必要なものと不要なものを分け、不要なモノを捨てること
- 整頓（Seiton）：必要なものをすぐに取り出せるように整え、配置すること
- 清掃（Seisou）：職場をきれいに掃除し、清潔に保つこと
- 清潔（Seiketsu）：整理・整頓・清掃を継続し、美しい状態を保つこと
- 躾（Shitsuke）：ルールや習慣を守る意識を持ち、5Sを徹底する文化をつくること
この5Sを実践することで、次のようなメリットが得られます。
- 無駄の排除と生産性の向上
- 社員が働きやすい環境づくり
- 安全性の確保
- ルールを守る企業文化の醸成
たとえば、「整理」においては「今すぐ使うもの」と「いつか使うかもしれないもの」を分けることがポイントです。
後者はたいてい使われないまま放置され、混乱を生む原因になります。
思い切って処分する勇気が仕事の効率化に直結します。
ミスが多発する原因とは？
人は誰しもミスをします。ミスの原因を「その人の能力不足」と決めつけてしまうと、本質的な改善にはつながりません。
ここで大切なのは、「人間は完璧ではない」という事実を受け入れることです。具体的に人間が持つ弱点には次のようなものがあります。
- 記憶はあいまい
- 手抜きをしたがる性質
- 思い込みによる判断ミス
- 習慣に流される傾向
こうした「人間の特性」を前提に、仕組みや環境を見直すことで、ミスを大幅に減らすことができるのです。
ミスが発生したときの管理職の3ステップ
では、実際にミスが起きたとき、管理職はどのように対応すればよいのでしょうか。
悪い例：責任追及型の対応
- 「なぜそんなミスをしたんだ？」と問い詰める
- 「気をつけて」と感情論で片づける
- 部下に考えさせず、指示だけ出す
このような対応では、部下は委縮し、再発防止策も生まれません。
問題は表面化せず、やがてまた同じミスが繰り返されます。
良い例：原因追及型の対応
たとえば部下が「りんごを20個注文しなければならなかったのに、10個しか注文しなかった」と報告してきたとします。このとき上司は以下のように対応するのが望ましいです。
- 事実にスポットを当てる：「なぜミスをしたのか？」ではなく「何が起きたのか？」を確認する
- 対応を部下に考えさせる：「このあと、どう対応すればよいと思う？」
- 防止策を一緒に考える：「次回同じミスを防ぐには、どんな方法がある？」
- 情報共有する：「他の人も同じミスをしないよう、チーム全体で共有しよう」
ミス対応の3ステップ
- ミスの原因と対策を部下自身に考えてもらう
- 足りない部分を上司が補い、指導する
- チーム内で情報を共有して全体の防止策にする
この流れによって、ミスの原因が明確になり、再発を防ぐ「職場全体の学び」につながります。
ミス防止策の具体例
ミスをゼロにすることは不可能でも、仕組みを工夫すれば限りなく減らすことができます。
以下のような対策を取り入れることが効果的です。
- 業務プロセスの見直し
→ そもそもミスが起きやすい構造になっていないか確認する - ダブルチェックの導入
→ 複数人で確認する体制を整える - 業務の「見える化」
→ 誰が何をしているのかを可視化しておく - マニュアルを作成・更新する
→ 手順を明確にし、属人的な作業を減らす - ツールの活用
→ 手作業を減らし、自動化できる部分はツールを使う
ミスが減ると職場が変わる
ミスが少なくなると、ただ作業効率が上がるだけでなく、職場全体の雰囲気も良くなります。
ミスのたびに責められる職場と、ミスから学び成長できる職場とでは、社員のモチベーションやチームワークに大きな違いが生まれます。
また、リスクマネジメントの面でも大きな効果があります。情報漏洩や重大なクレームにつながるようなミスも、日頃からの小さな改善で未然に防げる可能性が高まります。
まとめ：ミスを減らすために大切なこと
- 5Sを徹底して、ミスが起きにくい職場をつくる
- ミスを「人のせい」にせず、「事実」に注目する
- ミスを通じてチーム全体が学べる文化をつくる
新入社員の教育や、現場リーダーの研修、職場の体制づくりを見直す上でも、この考え方は非常に有効です。ミスを「責める材料」ではなく「改善のチャンス」として捉えることが、持続可能な職場づくりの第一歩です。
