電話のかけ方の基本マニュアル【新人向けビジネスマナー】
ビジネスにおける電話応対は、今でも重要なコミュニケーション手段の一つです。メールやチャットなどのデジタルツールが普及した現在でも、電話でのやり取りは「迅速さ」や「信頼感」を伝える場面で欠かせません。
特に新入社員にとって、初めてお客様や取引先に電話をかけるのは緊張するものです。そこで本記事では、新人の皆さんが安心して電話をかけられるよう、「電話のかけ方の基本」として、マナーや準備のポイント、実際の話し方の例を丁寧に解説していきます。
電話をかけるときの5つの注意点
まずは、電話をかける際に押さえておきたい基本的なマナーを確認しておきましょう。何気なく電話をかけてしまうと、相手に迷惑をかけてしまうことがあります。以下の5つの注意点を意識することで、相手に配慮した応対ができます。
1. 始業・終業・昼食の時間帯を避ける
電話をかける時間帯には注意が必要です。始業直後や終業直前、または昼食の時間帯は、相手が慌ただしくしている可能性があります。一般的には、始業から30分後～終業30分前までの時間帯が望ましいとされています。事前に相手の勤務時間を確認しておくと安心です。
2. 携帯電話への発信は5コール以内に
携帯電話に電話をかける際は、長くコールを鳴らし続けないようにしましょう。目安は5コール程度です。出なかった場合は、無理にかけ続けず、留守番電話にメッセージを残すなどの配慮が必要です。
3. 留守番電話には必ずメッセージを残す
携帯電話が留守番電話になった場合は、必ずメッセージを残しましょう。「誰から」「どこの会社から」「どんな要件で」電話があったのかが分からないと、相手は戸惑ってしまいます。
例：
「○○株式会社の△△と申します。□□の件でご連絡いたしました。お手すきの際に、○○-○○○○-○○○○までご連絡いただけますと幸いです。」
4. 社外から電話をかける場合は周囲に配慮を
外出先で電話をかける場合は、できるだけ静かな場所を選びましょう。周囲に人が多いと、電話相手の声が聞こえにくくなったり、個人情報や業務内容が漏れてしまうリスクがあります。ビジネスの電話は、周囲に迷惑をかけず、情報管理にも配慮した環境で行いましょう。
5. 相手が不在の場合は再度こちらからかけ直す
電話をかけた際に相手が不在だった場合、「折り返しをお願いする」のではなく、「こちらから再度かけ直す」姿勢が基本です。忙しい相手に余計な手間をかけさせないためにも、再度こちらから連絡するようにしましょう。
電話をかける前に「準備」しておくべきこと
電話応対をスムーズに行うためには、事前の準備が欠かせません。いきなり電話をかけてしまうと、伝えたいことをうまく話せなかったり、相手の質問に対応できなかったりする可能性があります。以下のポイントを整理しておきましょう。
1. 電話の目的を明確にする
まずは、電話をかける目的をはっきりさせておきましょう。たとえば「訪問日程を相談したい」「見積書の件で連絡したい」といった具体的な目的を事前にメモしておくと、話がブレずに済みます。
2. 伝える内容を簡潔にまとめる
伝えたい要件を、短く整理しておくことが大切です。たとえば、「先日ご依頼いただいたチラシの見積もりができましたので、そのご報告と訪問のご相談でお電話しました。」といったように、要件を一文で伝えられるよう準備しておきましょう。
3. 相手が不在だった場合の対応も想定する
相手が電話に出られないことも考慮して、以下のような対応方法も想定しておくと安心です。
- 再度電話をかけ直す
- 帰社時間を確認する
- 伝言を依頼する
4. 質問したいことをメモしておく
話しているうちに聞きたいことを忘れてしまうのはよくあることです。たとえば、「来週のご都合の良い日を教えていただく」といった確認事項を、あらかじめメモに書いておきましょう。
実際の電話の流れ（相手が電話に出た場合）
電話がつながった後の基本的な会話の流れをご紹介します。
1. 最初に名乗る
「いつもお世話になっております。○○株式会社の△△と申します。」
最初にきちんと挨拶をし、自分の会社名と名前を名乗りましょう。社外の方に対しては、フルネームを伝えるのが基本です。
2. 担当者への取次を依頼する
「恐れ入りますが、営業部の□□様はいらっしゃいますでしょうか。」
担当者に代わってもらいたい場合は、丁寧に取次を依頼しましょう。「お願いいたします。」という一言を添えると、印象がより良くなります。
3. 担当者が出たら、再度名乗る
相手が電話に出たら、改めて挨拶と名乗りを行います。
「いつもお世話になっております。○○株式会社の△△でございます。」
4. 要件を簡潔に伝える
「□□の件でご連絡いたしました。ただ今お時間よろしいでしょうか？」
このように、要件を一文で伝えた上で、相手の都合も確認します。時間がない場合は、改めて時間を調整するようにしましょう。
5. 電話を終える際は丁寧に挨拶し、静かに切る
「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」
電話を切るときは、「ガチャッ」と音がしないよう、フックをそっと押して静かに切るのがマナーです。
相手が不在だった場合の例文集
電話をかけた際に、担当者が不在の場合もよくあります。その際の対応パターンをいくつかご紹介します。
- 「私から改めて連絡をさせていただきます。」
- 「恐れ入りますが、お戻りになりましたらお電話をいただいてもよろしいでしょうか。」
- 「恐れ入りますが、伝言をお願いできますか。」
- 「お手数ですが、お戻りになりましたら、お見積りの件で○○から電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか。」
相手の状況に合わせて、丁寧な言い回しを選びましょう。
まとめ
新人の皆さんにとって、電話応対は最初の関門かもしれません。しかし、マナーや流れをしっかり理解しておけば、自信を持って対応できるようになります。
大切なのは、「相手に配慮した対応をすること」。それが、ビジネスマナーの基本です。何度も練習を重ねることで、自然と身についていきますので、焦らず一つずつ経験を積んでいきましょう。
