新入社員必見！効率の良い『仕事の進め方』とは
～段取り八割で仕事の質を高める～
新入社員として社会人生活をスタートさせると、日々さまざまな仕事に取り組むことになります。
目の前のタスクをこなすことで精一杯になってしまい、気づけば残業続き…という経験をしている方も少なくありません。
しかし、社会人として「効率よく仕事を進める力」は、早い段階で身につけておきたい重要なスキルのひとつです。
効率よく仕事を進められるかどうかは、実は「仕事に取り掛かる前の準備」に大きく左右されます。
よく「段取り八割」という言葉が使われますが、これはまさに、仕事の成否は事前の準備が8割を占めるという意味です。
本記事では、仕事を効率的に進めるための基本的な考え方と、具体的な4つの手順をご紹介します。特に新入社員の方には、ぜひ知っておいていただきたい内容です。
なぜ「段取り」が重要なのか？
効率が悪い仕事のやり方には、ある共通点があります。それは「段取りを立てずに、手当たり次第に仕事を始めてしまう」ことです。
たとえば、メールチェックをしていたら別の業務を思い出し、そこに手をつけていたらまた別のタスクが目に入り、気づけば一日が終わっていた…。
こうした流れでは、目の前のことに振り回され、全体の目的や期限を見失ってしまいます。
一方、効率よく仕事を進めている人は、仕事に取りかかる前に「段取り＝仕事の設計図」をしっかりと描いてから行動しています。
段取りを考えることは、限られた時間とエネルギーを最大限に活用するための準備であり、無駄な動きを減らす最大のポイントなのです。
では、実際にどのように段取りを立てて仕事を進めればよいのでしょうか？
ここからは、具体的な4つのステップをご紹介します。
ステップ①：仕事の目的を明確にする
仕事に取り掛かる際、まず最初に行ってほしいのは「目的の明確化」です。
この仕事は、なぜやる必要があるのか？
誰のために、何を達成するために行うのか？
これを意識せずに動き出してしまうと、方向性がぶれてしまい、不要な作業が増えてしまう恐れがあります。
たとえば、上司から「この資料を作っておいて」と依頼されたとき、ただ言われた通りに作業を始めるのではなく、「誰が見る資料なのか」「何のための資料か」などを確認することが大切です。
こうした目的を確認するだけで、資料の内容や形式、重点の置き方が変わってくるからです。
目的を明確にしてから動くことで、無駄を省き、成果物のクオリティも格段に高まります。
ステップ②：やるべき作業をリストアップする
目的がはっきりしたら、次は「やるべきことの洗い出し」です。
目標を達成するために必要な作業を、できるだけ細かく書き出していきましょう。
ここでのポイントは、「頭の中で何となく覚えておく」のではなく、紙やメモアプリなどで必ず“見える化”することです。
タスクをリスト化することで、作業の漏れを防げるだけでなく、自分の1日の行動計画を組み立てやすくなります。
たとえば、
- 上司に資料の方向性を確認
- 関連データの収集
- 文章の構成を考える
- パワーポイントで資料作成
- 最終確認と提出
このように、1つの仕事もいくつかのステップに分けることができます。
細分化して書き出すことで、何から取り掛かるべきかが見えてくるのです。
ステップ③：作業に優先順位をつける
タスクをリストアップしたら、次は「優先順位をつける」工程です。
ここが効率化の核心と言っても過言ではありません。
よく用いられるのが、「重要度」と「緊急度」を軸にした以下の4象限です。
| 緊急度／重要度 | 高い | 低い |
| 高い | 優先① | 優先② |
| 低い | 優先③ | 優先④ |
- 優先①：重要かつ緊急（すぐやるべきタスク）
- 優先②：重要だが緊急でない（計画的に取り組むべき）
- 優先③：緊急だが重要ではない（誰かに依頼できるか検討）
- 優先④：重要でも緊急でもない（そもそもやる必要があるか見直す）
忙しい時ほど、「緊急だけど重要ではない仕事」に時間を奪われがちです。
本当に注力すべきは、「重要だが緊急でない仕事」を前もって計画的に進めることです。
優先順位をつけることで、「何から始めるべきか」が明確になり、仕事に迷いがなくなります。
ステップ④：作業ごとに時間を設定する
最後のステップは、「時間管理」です。
仕事には“時間の制約”がつきものです。
だからこそ、一つひとつのタスクに対して「どれくらいの時間で終えるか」を事前に設定しておくことが重要です。
たとえば、
- メール確認：15分
- 資料作成の下調べ：30分
- 会議準備：45分
このように、各作業にあらかじめ時間枠を設定することで、ダラダラと時間を使ってしまうのを防げます。
また、タイマーやアラームなどを使って「時間を区切る」ことも効果的です。
時間にメリハリが生まれ、集中力が高まりやすくなります。
「この仕事は何分で終える」と考える習慣は、効率化だけでなく、スケジュールの見積もり力を養う訓練にもなります。
まとめ：段取り力は「一生使える武器」
効率よく仕事を進めるためには、「段取り八割」という意識が欠かせません。
【仕事を効率化する4つのステップ】
- 仕事の目的を明確にする
- やるべき作業をリストアップする
- 作業に優先順位をつける
- 作業ごとに時間を設定する
これらを実践することで、仕事の質とスピードが上がるだけでなく、ストレスや残業の軽減にもつながります。
段取り力は、部署が変わっても、業種が変わっても、一生使えるビジネススキルです。
ぜひこの機会に、「段取りをしてから動く」習慣を身につけていきましょう。
