できる人が実践している！相手に伝わるメール件名の書き方
ビジネスメールのやり取りが日常となっている現代において、**「メールの件名」**はただのタイトルではありません。それは、言わば「本の目次」のようなものです。目次を見ただけで本の内容がわかるように、件名を見ただけでメールの中身がひと目で伝わる――そんなメールが、仕事をスムーズに進める人の共通点です。
しかし実際には、「件名：お世話になっております」や「件名：〇〇について」など、内容が曖昧で受け取った側が開封するまで内容を推測しにくいメールも少なくありません。本記事では、**「できる人が実践している、メール件名の書き方のポイント」**について、具体例を交えて丁寧に解説します。
件名が曖昧だと何が困るのか？
例えば、以下のようなメールの件名を見たことがある方も多いのではないでしょうか。
- 「件名：日程の件です」
- 「件名：書類を送ります」
これらは一見、問題のない表現のように見えます。しかし、受信トレイに多数のメールが並んでいる状況では、**「どの日程？」「どの書類？」**と疑問が湧き、開封しなければ内容がわからないストレスを与えてしまいます。
ビジネスシーンでは、受信者の「判断」や「行動」を早く正確に促すことが重要です。内容がひと目で分かる件名にすることで、相手に対する配慮や仕事の効率性を高めることにつながります。
基本の考え方：件名は「目次」であり「要約」
メールの件名は、ただのラベルではなく、**「本文の要約」や「目的の表明」**です。
「このメールは何のために送られてきたのか」「今すぐ対応が必要か」「後で読んでも問題ないか」――こうした判断を件名だけでできるようにすることが、信頼されるビジネスパーソンの第一歩です。
できる人が実践しているメール件名のポイント３つ
① 文字数は20文字以内が理想
件名が長すぎると、受信ボックスの表示枠からはみ出してしまい、内容が途中で切れてしまうことがあります。また、短すぎると要点が伝わらないという問題もあります。
そのため、20文字以内を目安に、簡潔にまとめることを意識しましょう。
悪い例：「来週のプロジェクト会議の日程と資料についてのご連絡」
→ 長すぎて要点が埋もれてしまう
良い例：「8/3 プロジェクト会議のご案内」
日付を入れることで、さらに一目で内容が把握できます。
② 数字や日付など、具体的な情報を入れる
「訪問時間変更について」とだけ書かれていると、「いつの話？」となってしまいます。用件に具体的な日付や時間などの数字を入れることで、メールの目的が明確になります。
悪い例：「訪問時間変更について」
良い例：「8月3日（月）訪問時間変更のご相談」
数字があると、パッと見たときの理解度が格段に上がります。社内外問わず、情報の整理が必要な相手には非常に効果的です。
③ 「用件」＋「目的」をセットで書く
メールの内容が「出張について」でも、その目的が「確認」なのか「相談」なのか「報告」なのかによって、意味は大きく変わります。
そのため、**「何の話題か（用件）」＋「どんな意図か（目的）」**をセットで記載するのが理想です。
悪い例：「東京出張の件」
良い例：「8月7日（水）東京出張スケジュールのご連絡」
用件だけでなく、送信の意図を示すことで、受け手にとっても対応の優先度が判断しやすくなります。
相手や状況に応じた件名の工夫
● 初めての相手には「送信者名」も入れる
はじめてメールを送る相手にとって、あなたの名前は受信ボックスの「差出人」欄ではすぐに判別できないことがあります。そんなときは件名に自分の会社名や名前を入れるのが親切です。
悪い例：「面談のお礼」
良い例：「面談の御礼 〇〇株式会社 田中です」
自己紹介の意味も込めて、ひと目で誰からのメールかわかるようにしましょう。
● 一通のメールには用件を一つだけ
複数の内容を一つのメールに詰め込んでしまうと、相手の対応漏れや誤解の原因になります。件名に「〇〇と△△の件」と書くことも避け、できる限り1通につき1件の内容にまとめるのが原則です。
● 返信メールは「件名を変えない」
やりとりをスムーズに追跡するためには、返信時に件名を変更しないことが大切です。メールソフトによってはスレッド形式で会話がまとまるため、件名が変わると流れが途切れてしまいます。
必要があれば本文内で補足すれば十分です。
● 強調したい部分は【】で目立たせる
例えば緊急性の高い連絡や重要事項には、件名内で【】を使って強調すると効果的です。
例：「【重要】契約書のご確認について」
例：「【至急】明日の会議時間の変更」
ただし、多用しすぎると「本当に重要なのか？」という疑念を招くこともあるため、本当に強調したいときだけ使うようにしましょう。
まとめ：件名で伝える力が、信頼をつくる
メールはただの連絡手段ではなく、相手との信頼関係を築くためのツールです。その中でも件名は、メール全体の印象を左右する「顔」とも言える部分です。
できる人ほど、相手の立場に立って「何がわかりやすいか」を常に考えて件名を工夫しています。丁寧な件名の書き方ひとつで、仕事のスピードも評価も変わってきます。
ぜひ明日から、あなたのメールにも“伝わる件名”を取り入れてみてください。
