新入社員必見！ビジネスチャットのマナー
〜「お疲れ様です」は必要？知っておきたい基本ルール〜
働き方改革やテレワークの浸透によって、業務のデジタル化が進む中、ビジネスチャットの利用が急増しています。従来のメールに比べて手軽でスピーディーなやり取りが可能なチャットは、業務効率化の強い味方です。
しかし、その「手軽さ」ゆえに、マナーが曖昧になりがちで、職場の人間関係に思わぬ影響を与えてしまうこともあります。特に新入社員や、チャットにまだ慣れていない方にとっては、「何が正しいのか」「どう伝えれば失礼がないのか」と不安に感じることもあるでしょう。
そこで今回は、ビジネスチャットの基本的なマナーについて、ポイントを押さえて丁寧に解説していきます。職場での良好なコミュニケーションを築くための参考になれば幸いです。
そもそもビジネスマナーとは？
まず最初にお伝えしたいのは、「チャットマナーに絶対的なルールはない」ということです。ビジネスマナーとは、本質的には「相手への思いやり」を表現する手段です。堅苦しく決められた形式に従うことが目的ではなく、相手との円滑な関係を築くための心遣いなのです。
つまり、チャットにおけるマナーも、「相手にどう伝わるか」「どうすれば不快感を与えないか」という視点から考えることが大切です。マナーを守るということは、単にルールに従うことではなく、相手への敬意を示す行動でもあります。
社内でのチャット、まずは「対面」か、どうかを判断
チャットが便利だからといって、すべてのやり取りをチャットで済ませてしまうのは考えものです。特に相手が同じ社内にいて、すぐに会える距離にいる場合は、可能な限り直接話す方が好印象を与えることが多いです。
例えば、目の前に上司がいるにもかかわらず、わざわざチャットで報告を送ると、「話しかけられたくないのかな」と誤解される可能性もあります。
報告・連絡・相談（いわゆる報連相）の手段として、対面、電話、メール、チャットのどれを選ぶべきかは、相手や内容に応じて適切に判断する必要があります。複数の手段をうまく使い分ける柔軟性も大切です。
ビジネスチャットで押さえておきたい5つの基本マナー
ここからは、ビジネスチャットを使用するうえで覚えておきたい具体的なマナーを5つ紹介します。
1. 返信はできるだけ早く
チャットはリアルタイム性が高いツールです。相手からのメッセージを確認したら、可能な限り早めに返信しましょう。返信が遅れる場合でも、「確認中です」「後ほど返答します」など、ひとこと伝えるだけで印象が大きく変わります。
2. 「お疲れ様です」は省略してもOK？会社のルールを確認しよう
チャットの効率化を重視する風潮から、「お疲れ様です」や「いつもお世話になっております」といった定型のあいさつ文を省略する企業も増えています。これは時間の短縮やメッセージの簡潔化を目的としたものです。
ただし、これは会社の文化やチームによって異なります。明確なルールがない場合は、先輩社員の使い方を観察したり、上司に確認したりすることをおすすめします。社外とのやり取りでは、丁寧なあいさつ文は引き続き重要です。
3. メッセージは短く簡潔に
チャットでは、読みやすさとスピード感が求められます。要点を簡潔に、結論から先に伝えるよう心がけましょう。複数の報告がある場合は、箇条書きを用いると読み手にとって親切です。
【例1：結論を先に】
理由は、商談が長引いたためです。申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
「会議に10分遅れます」
【例2：箇条書き】
ご報告が3件あります。
- 田中商事様の納品が完了しました。
- 明日、佐藤課長と営業同行します。
- プレゼン資料を作成しましたので、ご確認ください。
このように、ひと目で要点が分かる書き方が好まれます。
4. 敬語を忘れずに、馴れ馴れしくならない
チャットは気軽なツールであるがゆえに、つい言葉遣いがカジュアルになりがちです。社内の仲の良い同僚に対しても、ビジネス上のやり取りでは丁寧な言葉を使いましょう。
たとえ親しい間柄でも、「そうなんだ」「マジで？」といった口語表現は避け、節度を持った敬語で対応するのが基本です。
5. メッセージは勤務時間中に
チャットはいつでも送信できるツールですが、ビジネスチャットでは送信時間もマナーの一部です。夜遅くや休日に送ると、相手のプライベート時間を侵害してしまう可能性があります。
「見なければいい」という意見もありますが、多くの人は通知が来ると気になってしまうもの。送信のタイミングにも配慮することで、より良い信頼関係が築けます。
グループチャットのマナーにも注意を
チーム全体で情報を共有する際に使われるグループチャットには、個別チャットとは異なる注意点があります。以下の3つを意識しましょう。
1. 「To」で宛先を指定する
全員が見るグループチャットでも、特定の人に対してアクションを求めたい場合は、「To機能」や「＠メンション」を使って相手を明確に指定しましょう。そうすることで、必要な人に通知が届き、対応もスムーズになります。
2. 特定の人とのやり取りは避ける
個人的なやり取りや、特定の相手にだけ関係する内容は、個別チャットで行うのがマナーです。グループ内でそのような会話をすると、他のメンバーに余計な通知が届き、業務の妨げになってしまいます。
3. 「見たよ」のリアクションを
チャットには、スタンプやリアクション機能が備わっていることが多いです。返信が不要な情報共有メッセージに対しては、「了解」や「確認しました」といったリアクションを使うことで、読み手の意思を簡潔に示すことができます。
まとめ
ビジネスチャットは、便利でスピーディーなコミュニケーションツールですが、だからこそマナーや気遣いが求められます。
特に新入社員の皆さんにとっては、チャットを通じての第一印象が、その後の人間関係にも大きく影響する可能性があります。 マナーの本質は「思いやり」。カタチにとらわれすぎず、「相手にとってどう伝わるか」を常に意識して行動していきましょう。そうすれば、チャットを使ったコミュニケーションも、よりスムーズで心地よいものになるはずです。
