読みやすいメールの3大原則【ビジネスメールの基本マナー】
現代のビジネスにおいて、メールは欠かせないコミュニケーション手段のひとつです。口頭での会話と異なり、相手の表情やトーンが見えない分、文章の構成や言葉選びが非常に重要になります。
特に、読みやすく、伝わりやすいメールを送ることは、相手への「思いやり」を形にしたものだと言えるでしょう。今回は、相手にとって負担なく読めて、内容も正確に伝わる「読みやすいメール」を書くための3つの原則をご紹介します。
原則1：レイアウトで「パッと見の印象」を整える
読みやすいメールに共通するのは、レイアウトが整っていて、見た瞬間に「読みやすそう」と感じることです。いくら丁寧な文章が書かれていても、文字がぎっしり詰まっていたり、行間が狭かったりすると、それだけで読む気が失せてしまうこともあります。
具体的なレイアウトの工夫ポイント
- 1行は30文字以内で改行する
パソコンやスマートフォンなど、受け取る側の端末によって表示幅が異なることがあります。長すぎる1文は、視線の移動が多くなり、読みにくさにつながります。おおよそ30文字以内を目安に改行を入れることで、文章が視覚的にも整います。 - 段落ごとに1行空ける
話題のまとまりが分かりやすくなり、読み手が迷子にならなくなります。ひとつのテーマが終わったら、一行空けて、次の段落へと進めましょう。 - 1段落を3行以内にまとめる
長い段落は視覚的な圧迫感を生むため、できるだけ簡潔にまとめることを意識しましょう。必要に応じて、段落を分けたり、言い回しを見直したりすると良いでしょう。
レイアウトの整ったメール文の例
先日は研修会において、熱心なご講演をいただき、誠にありがとうございました。
参加者からは「さっそく実践してみます」など、前向きな声が多数寄せられております。
弊社部長の〇〇も「一方的な講義ではなく、参加者の反応を見ながら進行していただき、大変有意義な時間だった」と申しておりました。
素晴らしいご講演を賜り、設営担当者一同、心より感謝申し上げます。
このように、一文を短くし、段落ごとに空行を入れることで、読みやすく丁寧な印象を与えることができます。
原則2：目的を最初に書く
メールの冒頭では、「このメールで何を伝えたいのか」「何をお願いしたいのか」という目的を明確に書くことが大切です。読み手にとって最も知りたいのは、結局何が要点なのかということです。
この目的は、メールの件名とも連動しているため、件名で興味を持って開いてもらった流れのまま、すぐに本文でも要点に触れることで、スムーズに内容を理解してもらうことができます。
よくない例
いつもお世話になっております。
先日は大変ありがとうございました。
さて、以下の件でご連絡させていただきましたが……
このように前置きが長すぎると、読み手が肝心の内容を把握するまでにストレスを感じてしまいます。
よい例
12月1日（水）開催予定のビジネスメール研修に関して、3点お尋ねしたいことがございます。
このように、まず「何について」「どんな目的で」メールを送っているのかを明記することで、相手にとっても読みやすく、対応しやすいメールになります。
原則3：箇条書きを活用する
複数の要点を伝える場合や、いくつか質問がある場合などには、箇条書きを活用することで、ぐっと読みやすくなります。
特に、相手が後で内容を確認しやすく、返信しやすくなるという大きなメリットがあります。
箇条書きの使用例
12月1日（水）のビジネスメール研修に関して、以下3点についてお尋ねいたします。
1．ホワイトボードをご用意いただくことは可能でしょうか。
2．席順は、4人1組のグループ形式でお願いしたいのですが、問題ないでしょうか。
3．アンケートの回収については、数日かけてご対応いただく形で差し支えないでしょうか。
恐れ入りますが、お手すきの際にご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。
このように箇条書きを使うことで、情報の整理がしやすくなり、相手が1つずつ確認しながら返信しやすくなります。特に業務連絡や依頼事項が多いメールでは、非常に有効な方法です。
まとめ：メールは相手への「見えない気配り」
ビジネスメールは単なる情報伝達の手段ではなく、相手との信頼関係を築くための大切なツールです。そのためにも、「読みやすいレイアウト」「明確な目的」「箇条書きでの整理」といった、読み手を思いやる工夫が必要になります。
読みやすいメールを心がけることは、相手の時間を尊重し、配慮あるビジネスパーソンであることを示す一つの姿勢でもあります。逆に、読みづらくて伝わりにくいメールを送ってしまうと、意図しない誤解やトラブルを生む可能性もあるため注意が必要です。
日頃から、「相手がこのメールを読んでどう感じるか」「自分が受け取ったらどのように思うか」といった視点を持って、メールを書く習慣を身につけていきましょう。
