新入社員からよくある質問Q&A【ビジネスマナー編】
新しい環境で働き始めたばかりの新入社員の皆さんは、毎日が新しい学びの連続だと思います。特にビジネスマナーに関しては、「これで合っているのかな」「こうした方が良かったのではないか」と不安になることも多いのではないでしょうか。
ここでは、新入社員が実際に抱きやすい疑問について、具体的なQ&A形式でわかりやすく解説していきます。ぜひ、日々の仕事に活かしてみてください。
Q1：終了時刻が近づいたとき、やることがない場合はどうすればいい？
A：まずは自分でできることを探してみましょう。
終了時刻が近づいた際に「やることはありますか？」と上司に確認したところ、「特にないよ」と言われることもあるかと思います。そんなとき、「では時間まで何をすればいいのか」「時間になったらすぐ帰っていいのか」と悩んでしまうかもしれません。
このような場合には、まず「自分でできること」を考えてみるのが第一歩です。たとえば、今日取り組んだ仕事の復習や、メモの整理、明日の準備などが考えられます。「言われたことをこなす」だけではなく、「自分で考えて動く」ことが、社会人としての大切な姿勢になります。
そして、業務が終了し、定時になったら帰っても問題ありません。だらだらと居残ることが良いとは限りません。むしろ、自律的に行動し、きちんと切り上げることもビジネスマナーの一つです。
Q2：廊下で上司とすれ違ったとき、「お疲れ様です」と言いましたが、その後すぐにもう一度すれ違いました。再度「お疲れ様です」と言うべき？
A：2回目以降は軽く会釈をするのがスマートです。
廊下などで上司と立て続けにすれ違う場面は意外と多くあります。1回目に「お疲れ様です」と挨拶をした後、短い間隔で再び顔を合わせた場合、再度声を出して挨拶をすると少し不自然に感じることもあります。
そのようなときには、軽く会釈をする程度で問題ありません。しっかりと目を見て、丁寧に会釈するだけでも十分に礼儀は伝わります。場面に応じた対応を心がけましょう。
Q3：お客様にボールペンをお渡しする際、芯は出して渡した方が良いのでしょうか？
A：芯を出してお渡しするのが親切です。
お客様にボールペンをお渡しする場面では、芯を出した状態でお渡しする方がスマートです。これは「自分がされたら嬉しいこと」を基準に考えると自然に導き出されます。
芯が出ていない状態で渡された場合、お客様が自分でカチカチとノックしなければならず、手間をかけさせてしまいます。小さな気配りの積み重ねが、信頼や好印象につながります。
Q4：上司に相談する際には自分の考えを持って行くべきと研修で習いました。でも、どうしても考えても答えが出ないときはどうすれば良いですか？
A：考えた上で、素直に「わかりません」と相談しましょう。
社会人として「自分で考える」ことはとても大切です。しかし、いくら考えても答えが見つからないこともあります。そんなときには、遠慮せず上司に相談しましょう。
その際は、「○○について自分なりに考えてみたのですが、どうしても答えが出ません。アドバイスをいただけますか？」といったように、考えた過程を伝えると丁寧です。単に「わかりません」と言うのではなく、「自分なりに努力した」ことを伝えることで、誠実さや成長意欲も伝わります。
Q5：ビジネスマナー研修で「立つときはつま先を30度に開ける」と習いました。では、つま先を閉じてはいけないのでしょうか？
A：形にこだわりすぎず、相手への思いやりを大切にしましょう。
ビジネスマナーは「型」があるように見えても、根底にあるのは「相手への配慮」です。立ち方に関しても、つま先を30度に開くことが基本とされていますが、必ずしもそれを厳守しなければいけないわけではありません。
場面や立ち位置、相手との距離などによっても適切な立ち方は変わります。マナーの目的は「相手に不快感を与えないこと」「誠実な印象を持ってもらうこと」です。あまり形式ばかりを意識せず、状況に応じた柔軟な対応を心がけましょう。
Q6：会社の先輩が旅行のお土産を配っていました。これは仕事中に食べてもいいのでしょうか？
A：周囲の状況をよく見て判断しましょう。
お土産のお菓子などをいただいたとき、「今食べていいのか」「あとで食べるべきか」迷うこともあるでしょう。この場合は、周囲の雰囲気や上司・先輩の様子を見て判断するのが無難です。
みんなが休憩中で和やかな雰囲気であれば、軽く「いただきます」と声をかけて食べても問題ありません。逆に、周囲が忙しそうにしている時や、自分の作業に集中しているべき時間であれば、いったんデスクに置いておき、落ち着いたタイミングでいただくのが良いでしょう。
Q7：先輩が私に「お世話になっています」と言ってきます。何か変な気がしますが、「お世話になっています」と返してもいいのでしょうか？
A：「お疲れ様です」と返すのが自然です。
「お世話になっています」は、通常は後輩や部下が目上の人に対して使う挨拶表現です。そのため、先輩からそう言われた場合に「自分も同じように返していいのかな？」と戸惑うこともあるでしょう。
このような場合は、「お疲れ様です」と返すのが一般的です。あくまで職場内での挨拶なので、あまり深く気にせず、丁寧な表現で返すことを意識していれば問題ありません。
Q8：上司が忙しそうで、報告をするタイミングがつかめません。忙しそうでも止めて報告した方がいいのでしょうか？
A：報告の「緊急性」によって対応を変えましょう。
上司が明らかに忙しそうな時、「今声をかけるべきか、後にすべきか」は悩ましい問題です。しかし、報告内容が至急を要するものであれば、迷わず声をかけましょう。
「失礼いたします。お忙しいところ恐れ入りますが、至急ご報告したいことがございます」と一言添えれば、礼儀を守りつつスムーズに報告できます。一方、日常的な報告で急ぎでない内容であれば、上司の手が空いたタイミングを見計らって声をかけるのが望ましいです。
まとめ
新入社員として社会人生活をスタートしたばかりの頃は、わからないことや戸惑うことがたくさんあるのが当たり前です。ですが、わからないことを放置せず、「なぜ？」「どうすればよいか？」と考える姿勢そのものが、社会人として大きな成長に繋がっていきます。
ビジネスマナーとは、型に縛られるものではなく、「相手を思いやる気持ちをどう表現するか」の手段です。常に相手の立場に立って行動することを意識すれば、少しずつ自信を持って行動できるようになるでしょう。
どうぞ一歩ずつ、確実に経験を積み重ねていってください。
