ビジネスの現場で初対面の相手と交わす名刺交換は、第一印象を左右する重要な場面です。
「感じの良い方だな」と思う場合もあれば、反対に「少し失礼だな」と感じてしまうこともあるでしょう。
私自身も、ある50代の男性と名刺交換をした際、片手で「はいっ」と差し出され、受け取った私の名刺は「はいはいはい」と言いながらスッとポケットへ…。
悪気はなかったのだと思いますが、それでも受け取る側としては少なからず不快な思いをするものです。
この記事をご覧になっている方は、これまで名刺交換で嫌な経験をされた方、または相手に不快な思いをさせたくないと考えている方かもしれません。
ここでは、ありがちな名刺交換のNGマナー8項目をご紹介します。自己流で行ってきた方も、この機会に見直していただければ幸いです。
相手の目を一度も見ない
名刺交換の目的は、単に名刺を渡すことではなく、今後の関係づくりのきっかけをつくることです。
にもかかわらず、名刺を扱うことに集中するあまり、相手の目をまったく見ない方がいます。これではコミュニケーションが取れているとは言えません。
ポイント：名刺交換の際は、名刺よりも目の前の相手を優先し、アイコンタクトを心がけましょう。
名刺を財布や手帳、ポケットから出す
名刺は「あなた自身の顔」です。財布や手帳、お尻のポケットなどから取り出すと、「名刺入れを持っていないのかな？」という印象を与えます。
また、自分の名刺をポケットに入れられると、丁寧に扱われていないように感じてしまいます。
ポイント：名刺は必ず名刺入れから出し入れしましょう。
汚れた名刺を渡す
名刺にシミや折れがあると、それだけで相手の印象は大きく損なわれます。
以前、茶色い斑点がついた名刺を受け取った際には「これは…食べ物のシミ？」と驚いたことがあります。
ポイント：名刺は常に清潔で、折れや汚れのないものを用意しておきましょう。
机を挟んで名刺交換をする
応接室などで机越しに名刺を差し出すのは望ましくありません。
来客があればすぐに立ち上がり、机の横に移動して何も挟まずに正面で交換するのが基本です。
ただし、物理的に難しい場合は「失礼いたします」と一言添えて机越しに交換すれば問題ありません。
ポイント：可能な限り、相手との間に障害物を置かずに名刺交換を行いましょう。
名刺をすぐにしまう
自分の名刺を渡して、相手がすぐにしまってしまったら、少し寂しい気持ちになります。
「この人は自分に興味がないのかな？」と感じることもあるでしょう。
受け取った名刺はしばらく手元に置き、応接室では名刺入れの上に置く、立ち話の場合は胸の高さで持って会話するなどの配慮をしましょう。
ポイント：相手が名刺をしまうまでは、自分も名刺をしまわないこと。興味を持って接する姿勢が大切です。
名刺を切らす・忘れる
ビジネスの場で名刺を忘れることは、機会損失にもつながります。
もちろん人間ですからうっかり忘れることもありますが、その際は後日改めて名刺を持参するか、遠方なら一筆添えて郵送しましょう。
ポイント：名刺入れのほか、財布やカバンにも予備を入れておくと安心です。
名刺の準備に時間がかかり相手を待たせる
突然名刺交換の場面になったとき、相手がすでに名刺を差し出して待っているのに、自分が慌てて準備をするのはスマートではありません。
そうした場合は「お先に頂戴いたします」と受け取り、すぐに名刺を準備して「申し遅れました。〇〇会社の〇〇と申します」と名乗れば失礼にはなりません。
ポイント：スムーズな動作を心がけ、相手を待たせないようにしましょう。
自分の話ばかりする
名刺交換は、お互いを知るための大切な時間です。
しかし、自分のことばかり話し、相手の話を聞かないのは一方通行のコミュニケーションになってしまいます。
ポイント：まずは相手の話に耳を傾け、その後で自分の情報も適度に伝えるようにしましょう。
まとめ
名刺は相手にとっても、自分にとっても「顔」となる大切なものです。
丁寧に扱い、相手への敬意を示すことが何より重要です。名刺交換は単なる形式ではなく、その後の関係性を築く第一歩です。
今回ご紹介した8つのNG行動を避け、心のこもった名刺交換を行うことで、相手に好印象を与えることができるでしょう。
