ビジネスシーンにおいて、名刺交換は第一印象を左右する重要なマナーの一つです。1対1の名刺交換には慣れている方でも、相手が複数人になると途端に戸惑うという方は少なくありません。「名刺はどこに置けば良いの？」「誰から先に交換するべき？」そんな疑問を解消し、複数人と名刺交換を行う際にスマートで好印象を与える方法をご紹介します。
1. 事前準備がスムーズな名刺交換を左右する
複数人と名刺交換を行う際には、事前準備が大切です。もし相手の人数があらかじめ分かっている場合には、その人数分の名刺をあらかじめ名刺入れから取り出して用意しておきましょう。例えば相手が3人であれば、3枚の名刺を重ねて名刺入れの間に挟んでおきます。
ここでポイントとなるのが、名刺を相手側に向けて挟んでおくことです。自分側に向けて名刺を挟んでしまうと、取り出してから回転させて相手向きにするという一手間が増え、交換の動作がもたついてしまいます。名刺は最初から相手の正しい向きで準備しておき、1枚ずつスムーズに「出して渡す」動作を繰り返せるようにしましょう。
また、突発的に複数人との交換が発生することもあります。そのような場合にも備えて、名刺入れの中には常に複数枚の名刺を準備しておくことを習慣づけておくと安心です。
2. 名刺交換の順番にもマナーがある
名刺交換において、交換の「順番」も重要なマナーのひとつです。基本的には、目下から目上へ名刺を渡すという原則があり、相手の役職や立場を意識する必要があります。
例えば、以下のような4人のケースを想定してみましょう：
- 相手側：お客様の上司、お客様の担当者
- 自社側：自社の上司、自分（担当者）
このような構成の場合、まずは上司同士が名刺交換を行います。その後、自分（担当者）と相手の上司が名刺交換し、次に自社の上司と相手の担当者が交換します。最後に、自分と相手の担当者が名刺交換をする、という順番が望ましいです。
特に重要なのは、役職が上の人から順に対応すること。この流れに従うことで、ビジネスマナーに即した信頼感のある印象を相手に与えることができます。
また、複数人との名刺交換は時間がかかる場合があるため、雑談などは控えめにし、なるべくスムーズに進めることが求められます。事前に社内で順番を打ち合わせておくと、現場での混乱を避けられるでしょう。
3. 名刺交換の手順と扱い方
実際に名刺交換を行う際には、どのような流れで名刺を取り出し、どこに置くべきかに注意が必要です。
まず、自分の名刺は事前に準備しておいたものを名刺入れから1枚ずつ取り出して相手に渡します。相手から名刺を受け取ったら、それを自分の名刺入れの下に重ねていくように挟みます。
例えば、3人と交換する場合は、
- 1人目の名刺を一番下に、
- 2人目の名刺をその上に、
- 3人目の名刺をさらに上に というように重ねていくと、最終的に上にある名刺ほど、より役職の高い相手のものが自然と上に残ることになります。これにより、着席後に名刺を机の上に並べるときにも、役職順に配置しやすくなります。
名刺交換が終わった後に、いただいた名刺と自分の名刺が混ざってしまうと、相手に対して失礼な印象を与えてしまうこともあります。営業職などで多くの名刺交換を経験されている方でも、このようなミスは起こりがちです。日頃から丁寧な扱いを意識しましょう。
4. 名刺の並べ方で印象が変わる
名刺交換が終わって商談や打ち合わせに入る際には、いただいた名刺はすぐにしまわず、必ず机の上に置くようにしましょう。相手に関心を持っていないように思われてしまうことを防ぐためです。
名刺の並べ方にはマナーがあります。
- 役職の高い人の名刺は、名刺入れの上に置く
- その他の名刺は机の上に並べる
- 相手の座っている順番通りに名刺を並べる
こうすることで、会話中に名前と顔を一致させやすくなり、相手の名前を呼びながらの商談もスムーズに進みます。
なお、誰が上司かわからない、全員が同じような役職という場合には、机の上に横並びで名刺を並べても問題ありません。
また、会議資料などで机が手狭になることもあります。その場合は、「失礼いたします」と一言添えて名刺をしまうようにすると、相手への配慮が伝わります。
まとめ：練習と準備が成功のカギ
複数人との名刺交換は、慣れていないと緊張してしまったり、マナーを間違えてしまうこともあります。しかし、事前に準備をしておいたり、会社の中で上司や先輩と一度シミュレーションしておくことで、自信を持って名刺交換に臨むことができるでしょう。
名刺交換は単なる儀礼ではなく、相手に対する敬意と関心を示す大切なビジネスマナーです。スマートで印象の良い名刺交換を目指して、ぜひ今回ご紹介したポイントを実践してみてください。
