オンライン会議の気遣い【ビジネスマナー】Zoomに上座、下座を設定する機能が追加?!

オンライン会議の気遣い【ビジネスマナー】Zoomに上座、下座を設定する機能が追加?!

〜Zoomに「上座・下座」機能は必要ないけれど〜

新型コロナの流行をきっかけに、多くの企業や団体でオンライン会議が当たり前になりました。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、ツールの種類はさまざまですが、画面越しで会議をすることが「特別なこと」ではなくなったのは、ここ数年での大きな変化でしょう。

便利になった一方で、「オンラインだからこそ」生じるマナーの問題や、気遣い不足によるストレスも増えてきました。
今日は、オンライン会議で意識しておきたいマナーと、ちょっと笑える“上座・下座”の話を交えて、気持ちよく進行できる工夫をご紹介します。

「Zoom上座・下座」って本当に必要?

「Zoom上座・下座」って本当に必要?

最近、SNSや社内の雑談でたまに耳にするのが、「Zoomに上座と下座の機能をつければいいのに」という冗談。
リアル会議では、会議室の席順に意味があり、主催者や上司が座るべき位置が暗黙のルールとして存在します。でもオンライン会議では、画面上の並び順は人によって違いますし、そもそも席順の概念自体があいまい。

もし本当に「上座・下座」機能ができたら…誰がどこに座るのかで揉めるかもしれませんし、逆に堅苦しくなりすぎてしまいそうです。
オンライン会議では、席順よりも「発言の順番」や「話しやすい雰囲気作り」が重要。見た目より中身の気遣いが求められる場なのです。

人数が多いほど、サボる人が増える?

オンライン会議の特徴として、「人数が多くなるほど発言しない人が増える」という現象があります。
リアル会議だと、同じ部屋にいる緊張感や視線の圧力もあって、ある程度集中力が保たれますが、オンラインだとそうはいきません。カメラの外で別作業をしていたり、聞いているふりをして実はスマホを見ていたり…。

もちろん、全員が常に100%集中するのは難しいのですが、人数が多い会議ほど「聞き手の姿勢」や「話し手の配慮」が重要になってきます。

話し手の気遣い

話し手として心がけたいのは、相手の反応を確認しながら進めること
リアル会議と違って、相槌や笑顔が見えにくく、話していて孤独を感じることもあります。そんな時は、意識的に「〇〇さん、ここまでで大丈夫ですか?」と名前を呼んで質問したり、小休憩をはさむと空気が和らぎます。

また、声のトーンや話すスピードも大切。オンラインだと少しゆっくりめに、はっきりと話すことで聞き取りやすさが格段に上がります。

聞き手の気遣い

聞き手側にもできる配慮があります。
まず、表情と姿勢。カメラに映る顔が無表情だったり、うつむいてスマホを見ているように見えると、話し手のモチベーションが下がります。笑顔やうなずきは、画面越しでもしっかり伝わります。

さらに、発言の際は「はい」と一言添えてから手を挙げ、指名されて話し始めるとスムーズです。突然マイクをオンにして話し出すと、音がかぶったり混乱の原因になります。

基本のオンライン会議マナー

オンラインもリアルも、基本のマナーはほとんど同じです。違うのは「環境」と「ツールの使い方」くらい。
以下は、覚えておくと快適に進行できるオンライン会議の基本ルールです。

  1. 5分前には入室する
     開始時間ちょうどに入ると、音声やカメラの不具合でスタートが遅れることがあります。5分前にはログインして、定時に始められる状態を整えておきましょう。
  2. 入室・退出時の挨拶
     リアル会議と同じく、「よろしくお願いします」「お疲れ様でした」といった挨拶は必須です。退出時は「失礼します」と一言添えてから退室すると、印象がぐっと良くなります。
  3. 発言は順番を守る
     「はい」と返事をしてから手を挙げ、指名されて発言するのが理想的。これだけで会議の混乱が大幅に減ります。
  4. 話さない時はミュート
     生活音やタイピング音が混ざると、会議全体の集中力が下がります。発言時だけマイクをオンにしましょう。

オンラインもリアルも、結局は「気遣い」

オンラインもリアルも、結局は「気遣い」

ツールや形式は違っても、人と人とのコミュニケーションであることに変わりはありません。
相手を思いやる心、時間を大切にする意識、礼儀正しさ。これらはリアルでもオンラインでも同じです。

オンライン会議では、物理的な距離は離れていても、心の距離は近く保ちたいもの。画面越しの小さな気遣いが、会議全体の雰囲気を大きく変えます。

まとめ

Zoomに「上座・下座」機能は必要ありません。それよりも必要なのは、画面の向こうの相手への配慮と、スムーズに進行させるためのちょっとしたマナーです。

5分前集合、挨拶の徹底、発言の順番、そしてミュートの活用。
これらは一見当たり前のようでいて、実践できている人は意外と少ないものです。

オンライン会議は、まだ新しい文化。だからこそ、一人ひとりの意識が会議の質を左右します。あなたのちょっとした気遣いが、全員にとって心地よい時間を作るきっかけになるかもしれません。