【第2回 目的と目標の設定編】ムダな会議にさようなら｜目的と目標が会議の軸になる
会議はビジネスにおいて必要不可欠なコミュニケーションの場です。しかし、その一方で「結局何の話だったのか分からなかった」「長いだけで何も決まらなかった」など、ムダに感じる会議も少なくありません。
こうした“ムダな会議”を減らすために、最も重要なのが**「目的」と「目標」を明確に設定すること**です。
この記事では、会議をより実りあるものにするために、目的と目標の違いや設定の仕方について、わかりやすく解説します。
■ 会議の「目的」とは何か？
まずは「目的」について理解しておきましょう。
目的とは、会議を通じて最終的に何を達成したいのかという「ゴール」のことです。
言い換えれば、事業やプロジェクトの中で「なぜこの会議を開く必要があるのか」という“存在理由”でもあります。
たとえば、
「新しい商品をより多くの人に知ってもらいたい」
「お客様に日ごろの感謝を伝えたい」
「社内の課題を洗い出して改善につなげたい」
といった、ビジネスの方向性や目的意識に基づいた大きな意図が、会議の目的にあたります。
目的が曖昧なまま会議を始めてしまうと、話し合いが脱線したり、結論が出ないまま終わってしまうことになりがちです。
参加者の意識もバラバラになり、結果的に「何のための会議だったのか」が不明確になってしまいます。
■ 「目標」とは？目的を達成するための具体的な手段
では、「目標」とは何でしょうか？
**目標とは、会議の目的を達成するために必要な「具体的な行動や決定事項」**のことです。
目的が「ゴール」なら、目標はそこに到達するための「ステップ」です。
目標は、会議が終わった時に「これが決まっていれば成功」と言える、チェックリストのような存在です。
▽ 具体例で考える
たとえば、「お客様へ感謝の気持ちを届ける感謝祭を開催する」というのが会議の目的だった場合、
その目的を達成するために必要な目標は以下のようになります。
- 感謝祭の開催スケジュールを決める
- お渡しする粗品の内容を決める
- 当日の催し物（イベント）を決める
- 担当者を割り振る
- 広報手段を検討する（チラシ・SNSなど）
このように、目標は具体的で、行動に落とし込める内容であることが大切です。
目標があれば、会議の進行もスムーズになり、「何を決めなければならないのか」が明確になります。
■ 目的と目標の違いを混同しないように注意
会議の場では、ときに「目標」が「目的」としてすり替わってしまうことがあります。
たとえば、「スケジュールを決めること」が会議の目的になってしまうと、本来の「なぜスケジュールを決めるのか」という意図が置き去りになってしまいます。
本来、「スケジュールを決める」は目標の一部であり、
その奥には「感謝祭を成功させてお客様に喜んでもらいたい」という目的があります。
目標が目的化してしまうと、会議が“作業の確認の場”になってしまい、参加者のモチベーションも下がりがちです。
「私たちはなぜこの会議をしているのか？」「この目標は、どんな目的のためにあるのか？」
こうした視点を忘れずに、目的と目標を整理しておくことが重要です。
■ 事前に「目的」と「目標」を共有することが成功のカギ
会議を効果的に行うためには、会議の前に、参加者全員に目的と目標を共有しておくことが欠かせません。
「今日は何を話し合い、何を決めるのか」が明確であれば、会議に向けて必要な準備もしやすくなりますし、参加者の意識も自然と高まります。
▽ 共有のタイミングと方法
- 会議の招集メールに「目的」と「目標」を記載する
- 会議の冒頭で再度確認する
- 会議資料に目的・目標を明記する
たったこれだけで、会議の質は大きく変わります。
議論のブレを防ぎ、話が逸れたときも軌道修正がしやすくなります。
■ 効果的な会議のためのチェックポイント
以下のようなポイントを会議前にチェックしておくと、より良い話し合いにつながります。
- □ 会議の目的は明確か？
- □ 目的を達成するための目標（決定事項）は具体的か？
- □ 目的と目標を参加者全員が理解しているか？
- □ 会議時間内に達成できる現実的な目標になっているか？
これらを満たしていれば、会議は単なる“時間つぶし”ではなく、前進のための生産的な時間になります。
■ まとめ：目的と目標が、会議の質を決める
ムダな会議をなくし、意味ある話し合いの場にするためには、「目的」と「目標」を軸に据えることが大切です。
目的は「なぜこの会議をするのか」、
目標は「何を話し合い、何を決めて会議を終えるのか」。
この2つが明確であれば、参加者は同じ方向を向いて話し合うことができ、時間を有効に使うことができます。
今後の会議では、開催前に「この会議の目的と目標は何か？」を必ず確認してみてください。
それだけで、会議の生産性と成果が確実に変わってくるはずです。
