【第１回 事前準備編】ムダな会議におさらばする方法｜会議の結果は準備で８割決まる
「またムダな会議だった……」「結局、何も決まらなかった……」そんな経験、あなたにもありませんか？
実は、会議の成否は“会議中”ではなく、“会議前”にほとんど決まっています。準備の精度によって、会議の質は大きく左右されるのです。
本記事では、ムダな会議を防ぐための「事前準備」に焦点を当て、具体的なポイントを解説していきます。キーワードは、「会議の結果は準備で8割決まる」。会議を仕切るファシリテーターの立場から、効率的かつ有意義な会議を実現するための準備術をお届けします。
1. ファシリテーターの役割とは？
まず、会議の成否に大きな影響を与えるのが「ファシリテーター」の存在です。
ファシリテーターとは、会議の進行役。特定の意見に偏らず、中立的な立場を保ちながら、議論がスムーズに進むように全体をリードします。
意見が一部の人だけに偏ったり、目的から脱線した話題が長引いたりするのを防ぐために、ファシリテーターは「流れの軌道修正役」として極めて重要です。
会議の準備段階からファシリテーターがしっかり関与することで、当日の会議がスムーズに、かつ成果につながるものになります。
2. 日時を決める｜集中できるタイミングを選ぶ
会議のスケジュールを決める際は、「いつでも空いている時間」で設定するのではなく、「参加者が集中しやすい時間帯」を選ぶことが重要です。
たとえば、ランチ直後や業務終了直前などは集中力が低下しがちです。できれば、業務に一区切りついた午前10時ごろや、午後のはじめ（13〜14時台）など、参加者が頭を使いやすい時間を狙いましょう。
また、会議が多すぎると疲弊するため、必要以上に頻繁に設定しないことも大切です。
3. 会議場所を選ぶ｜明るい部屋は意見が出やすい
会議の場所が持つ雰囲気も、参加者の心理に大きな影響を与えます。
特に重要なのが「明るさ」。自然光が入る部屋や、照明がしっかり行き届いた空間では、参加者の表情が見えやすく、心理的にも安心感が得られます。これが、意見を出しやすい空気づくりにつながるのです。
逆に、薄暗く閉鎖的な空間では、無意識のうちに発言しづらくなってしまいます。会議室を予約する際には、可能な限り開放感があり、明るい部屋を選びましょう。
4. 参加者を決める｜「適切な人数」が会議の質を左右する
「多ければ多いほど良い」と思われがちな会議の参加者数。しかし、実は参加者が多すぎると、意見がまとまりづらく、決定までに時間がかかることが多くなります。
会議における理想的な人数は、5〜7人程度。必要な立場・役割の人だけに絞ることで、効率的な議論が可能になります。
人数が少なければ、「話しやすい空気」も自然と生まれます。逆に少なすぎると、視点が偏る恐れもあるので、「多すぎず、少なすぎず」がポイントです。
5. アジェンダ（議題）の事前配布｜考える時間を与える
会議の冒頭でいきなり議題を提示しても、参加者はすぐに深い意見を出すことはできません。
そこで重要なのが、「アジェンダ（議題）」の事前配布です。少なくとも前日には参加者に共有し、「自分の意見を準備する時間」を持ってもらうことで、当日は内容の濃い意見交換が期待できます。
アジェンダには、以下のような情報を含めるとよいでしょう：
- 会議の目的
- 議題の内容
- 決定したいこと
- 参考資料（あれば）
参加者全員に、同じゴールをイメージしてもらうための設計が大切です。
6. シナリオとタイムマネジメント｜「発散→収束→決定」の流れをつくる
良い会議には、必ず「流れ」があります。その基本となるのが、
- 発散（自由に意見を出す）
- 収束（意見をまとめる）
- 決定（最終的な方向を決める）
という三段階のプロセスです。
この流れを意識しながら、あらかじめ「シナリオ」を設計しておくことが大切です。たとえば、
- 発散：10分
- 収束：15分
- 決定：5分
といったように、タイムマネジメントもセットで考えておくと、議論が堂々巡りになったり、結論が出ないまま終了してしまうリスクを減らすことができます。
7. 根回しは会議の成功を支える裏方の技術
「根回し」というと、何となくネガティブな印象を持たれがちですが、実はとても大切な“準備”のひとつです。
特にキーパーソン（決裁権を持つ人、影響力のある人）には、会議前に個別に相談し、方向性への理解や協力を得ておくことで、会議中の反対や混乱を避けられます。
根回しによって、当日の議論がスムーズになり、決定もスピーディに行えるようになります。
8. ルールづくり｜「人の意見を否定しない」場の空気を守る
最後に重要なのが、会議での「ルール設定」です。特に、「人の意見を頭ごなしに否定しない」という姿勢は、全員が安心して発言できる場づくりの基本です。
たとえば、
- 話している人の言葉を最後まで聞く
- 一度は肯定的に受け止める（「なるほど、そういう見方もあるんですね」）
- 意見が違っても、感情的にならずに冷静に
といったルールを事前に共有し、会議冒頭でも軽く伝えるだけで、全体の雰囲気は大きく変わります。
おわりに｜「準備」は面倒ではなく、“会議の本体”である
ここまで、「ムダな会議におさらばするための事前準備」について解説してきました。
- ファシリテーターの役割
- 日時・場所の工夫
- 参加者の選定
- アジェンダの配布
- シナリオと時間配分
- 根回しの重要性
- 会議ルールの設定
こうした準備を丁寧に行うことで、会議の質は劇的に改善されます。
準備を「ただの事前作業」と侮ってはいけません。むしろ、会議の成功はこの準備こそが本体と言っても過言ではないのです。
次回は【第２回 目的と目標の設定編】として、「何のために会議をするのか？」という本質的な問いに迫ります。どうぞお楽しみに。
