企業研修を終えた後、講師や研修担当者が必ず行うべき仕事のひとつが「研修報告書」の作成です。しかし、多くの現場でありがちなのが「研修が終わったらそのまま放置してしまう」という残念なケースです。
研修そのものは有意義でも、報告書がなければ成果や課題が伝わらず、次につながる評価や改善の機会を逃してしまいます。本記事では、研修後にお客様から喜ばれ、さらにリピート率を高めるための研修報告書の書き方を詳しく解説します。
1. なぜ研修報告書が重要なのか
企業研修には講師費用だけでなく、受講者が業務時間を割いて参加する「時間のコスト」もかかっています。企業側は当然、「この研修は本当に効果があったのか？」「費用対効果はどうだったのか？」という点を気にします。
研修報告書は、これらの疑問に答える重要な役割を担います。
特に人事担当者や研修担当者は研修に立ち会えない場合も多く、どのような内容で、どんな成果や課題があったのかを知るために報告書を必要としています。
報告書は単なる義務ではなく、
- 研修の価値を可視化する
- お客様の満足度を高める
- 次回研修の提案や改善につなげる
という、営業的にも教育的にも大きな効果を持つツールなのです。
2. 書き方のポイント①「講師所感」を具体的に
研修報告書の形式は企業によって異なりますが、基本的に自由記述が多いです。そこで重要なのが「わかりやすく、説得力のある文章を書く」ことです。
数字を入れて説得力を高める
例えば、電話応対研修の場合、
「基本トークができるようになりました」よりも
「受講者の8割が基本トークを習得しました」
と具体的な数値を入れた方が説得力が増します。
誰に向けて書くかを意識する
研修報告書は、自分の感想文ではありません。読む相手（人事担当者、経営層など）が知りたい情報を意識し、その立場に立って記述することが大切です。
「誰が読むのか」を明確にしておくことで、相手にとって価値のある報告書になります。
3. 書き方のポイント②「事実・成果・課題」をセットで書く
研修報告書には必ず「研修で起きた事実」「得られた成果」「今後の課題」の3つを入れます。
成果を書くためには目的と目標の明確化が必須
成果を評価するには、事前に研修の目的と目標を設定しておく必要があります。
例：電話応対研修の場合
- 目的：お客様に感じの良い電話応対ができるようになる
- 目標：電話応対の基本トークをマスターする
この目的と目標に沿って研修を進行し、達成度を報告書に記載します。
課題は次回提案の材料になる
研修では必ず「まだ改善すべき点」が見つかります。
その課題を報告書に記載すれば、次回研修の提案やフォローアップにつながります。
「今回はここまで達成しました。次回はこのギャップを埋めるための研修を実施しましょう」という形でお客様に提案できれば、リピートの可能性が高まります。
4. 書き方のポイント③「オリジナル性」を持たせる
どの企業にも当てはまりそうな一般的コメントは、印象に残りません。
「話し方の抑揚が弱い」「戦略立案が苦手」といった記述は、どの職場でも起こり得るため、オリジナル性に欠けます。
名前や具体的なエピソードを入れる
参加者が10名以下の場合は、個別に名前を挙げてコメントすると喜ばれます。
例：「鈴木さんは研修中に2回質問をされ、非常に前向きな姿勢が印象的でした」
人数が多い場合は、一部の受講者の事例を挙げるだけでも効果的です。
メモを活用して具体性を確保
研修中に気づいたことや参加者の特徴をメモしておくと、後から報告書を書く際にスムーズです。記憶だけに頼ると時間がかかり、具体性も失われます。
5. 実際のフォーマット例
筆者が使用している報告書フォーマットはシンプルです。
- 記入日
- 研修日
- 研修テーマ
- 講師名
- 講師所感
- 今後の課題
平均して2枚程度にまとめますが、人気講師の中には5〜6枚書く方もおり、そうした講師はお客様からのリピート率も非常に高い傾向があります。
6. まとめ
研修は成果が目に見えにくいものですが、報告書によって「見える化」できます。
- 成果を数値や事実で示す
- 課題を明確にする
- オリジナル性を持たせる
これらを意識すれば、お客様に喜ばれるだけでなく、次の研修の依頼につながります。
研修をやりっぱなしにせず、成果と課題を的確に伝える研修報告書を作成し、お客様との信頼関係を強化していきましょう。
