センスを感じる「ビジネスメールの返信」3選
～印象が格段によくなる返信テクニック～
今回は、センスを感じさせるビジネスメールの返信方法を3つご紹介いたします。
仕事でメールのやり取りをしていると、こんなふうに迷うことはありませんか？
「この文面でよかったのかな…？」
「もっと良い言い回しがあったんじゃないかな？」
「相手に失礼になっていないかな…？」
実は、メールの返信方法ひとつで、相手に与える印象は大きく変わります。
「この人、気遣いができるな」「仕事がスムーズに進みそうだな」と思ってもらえる一方で、対応が雑だったり遅れたりすると「少し不安だな」「仕事がしにくいな」と感じさせてしまうのです。
そこで本記事では、私が実際にいただいたメールの中で「感じが良い！」と思った返信例をもとに、すぐ実践できる3つのポイントをお伝えします。
日々のメール対応にぜひ取り入れてみてください。
1. すぐに返事ができない場合の返信方法
まず「受け取りました」と伝えるのが第一歩
ビジネスメールの基本マナーとして、返信は遅くとも1営業日以内に行うのが望ましいとされています。
しかし、内容によっては上司への確認や調査が必要で、すぐに返答できないケースもありますよね。
そんなときに返信をせず2～3日経過してしまうと、相手は次のように感じてしまいます。
「メール、届いているのかな？」
「忙しいのかな…後回しにされてる？」
「この人に頼むと不安だな…」
これを防ぐために重要なのが、まずは「受け取りました」という一報を入れることです。
さらに、いつ頃回答できるのか目安を伝えることで、相手に安心感を与えられます。
返信例
コピーする
編集する
○○様
ご連絡いただき誠にありがとうございます。
取り急ぎ、メールを拝受いたしましたのでご連絡申し上げます。
内容を確認のうえ、◯月◯日までに改めてご連絡いたします。
お待たせして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイントは、「拝受（はいじゅ）」という謙譲語を使い、受け取ったことを丁寧に示すこと。そして、「◯日までに」と具体的な期限を入れることで相手を不安にさせません。
2. 言いづらい内容を返信する場合のテクニック
クッション言葉で柔らかく伝える
仕事のメールでは、お願い・依頼・お断りなど、どうしても言いづらい内容を伝えなければならない場面があります。
文字だけのやり取りでは、感情やニュアンスが伝わりにくく、冷たい印象を与えてしまうこともあります。
そこで活躍するのが、クッション言葉です。
クッション言葉を使うことで、文章の印象が驚くほど柔らかくなり、相手への配慮も伝わります。
よく使われるクッション言葉
恐れ入りますが
お手数をおかけしますが
誠に勝手なお願いではございますが
差し支えなければ
あいにくですが
ご期待に添えず申し訳ございませんが
「お願い・依頼」をする場合の例
悪い例（×）
お送りいただいた添付ファイルが開けませんので、再送してもらえますか。
→ 直接的で冷たい印象になりがちです。
良い例（〇）
お送りいただいた添付ファイルを開けませんでしたので、
お手数をおかけしますが、PDF形式で再送いただけますでしょうか。
→ 「お手数をおかけしますが」という一言で印象がやわらぎます。
「お断り」をする場合の例
悪い例（×）
A商品の販売は終了しております。
→ そっけなく、冷たい印象。
良い例（〇）
あいにくではございますが、A商品の販売は終了しております。
→ 「あいにくではございますが」でやわらかさを出し、誠意が伝わります。
クッション言葉を上手に使うと、相手との関係を損なわずに本題を伝えることができます。
特にお断りやお願いの場面では、意識的に取り入れましょう。
3. 相手の文章を引用して返信する方法
引用を使うとわかりやすい
複数の質問や要望がまとめて送られてきた場合、どの質問に対しての回答なのかを明確にしなければ、相手が混乱してしまいます。
そのため、相手の文章を引用して返信するのがおすすめです。
引用部分の前には「＞」マークを付けることで、相手もどの部分に対する回答なのか一目で分かります。
返信例
引用しない場合
お問い合わせいただいた訪問日時ですが、10月27日(木)15:00でよろしくお願いいたします。
→ 質問が複数ある場合、どの質問に対する回答なのか分かりにくい。
引用する場合
＞訪問日時は10月27日(木)15:00でよろしいでしょうか。
はい、問題ございません。当日お待ちしております。
→ 引用することで、質問と回答の対応が明確になり、ミスや誤解を防げます。
まとめ
本記事では、センスを感じるビジネスメールの返信テクニックを3つご紹介しました。
すぐに返信できない場合は
受け取ったことを知らせる
回答の目安を伝える
言いづらい内容を返信するときは
クッション言葉を活用し、柔らかく伝える
相手の文章を引用するときは
「＞」マークを使い、質問と回答を明確にする
ビジネスメールは、電話や対面よりも冷たい印象になりやすい一方で、書き方次第で「気遣いのできる人」という印象を与えることもできます。
今回のポイントを押さえれば、相手との信頼関係が築きやすくなり、仕事もスムーズに進められるはずです。
ぜひ、明日からのメール返信で試してみてくださいね。
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
