ビジネスの現場では「言葉遣いひとつ」で印象が大きく変わります。普段は意識していなくても、何気なく口にした一言が相手を不快にさせたり、信頼を損ねてしまうことも少なくありません。逆に、丁寧で配慮のある言葉を使える人は「仕事ができる」「信頼できる」という印象を与えやすく、社内外で良好な人間関係を築くことができます。
今回は、電話対応や日常のコミュニケーション、メールなどで実際に役立つ「仕事に差が出る言葉遣い」をシーンごとにご紹介します。ぜひ日々の業務に取り入れてみてください。
1. 同意する気持ちを伝えるとき
相手の意見に賛同したいとき、「なるほど」とだけ返すのはやや素っ気なく聞こえる場合があります。そこで以下のような言葉に置き換えてみましょう。
- 「確かにそのとおりですね」
- 「おっしゃる通りですね」
- 「かしこまりました」「承知しました」
「なるほど」よりも丁寧で誠実な印象を与えられる表現です。
2. 反対意見を伝えるとき
「それは必要ですか？」「絶対問題が起きますよ」など、ストレートな否定は相手の気分を害してしまいます。反対の意見を述べたいときは、やわらかい表現を意識しましょう。
- 「こうしてみるのはいかがでしょうか？」
- 「私の考えは少し違うのですが、よろしければ聞いていただけますか？」
- 「その場合、どんなメリットとデメリットがあるでしょうか？」
否定するのではなく「提案する」「一緒に考える」スタンスが大切です。
3. 相手の間違いを指摘したいとき
相手の誤りをそのまま指摘すると角が立ちます。そこで、確認という形を取るのが効果的です。
- 「私の思い違いかもしれませんが、ご確認いただけますか？」
こうした表現なら、相手の立場を尊重しつつ誤りを正すことができます。
4. 相手の説明がわからないとき
「意味がわかりません」と言ってしまうと失礼な印象を与えます。理解が追いつかない場合は、以下のように伝えましょう。
- 「理解が追いつかず申し訳ありません。ここからもう一度お願いできますか？」
- 「確認のために、〇〇のところからもう一度お願いできますか？」
- 「一点お尋ねしてもよろしいでしょうか？」
誠実に学ぶ姿勢を示すことが信頼につながります。
5. 相手の長話を切り上げたいとき
時間が限られている場合でも、相手を傷つけずに話を終える工夫が必要です。
- 「もっと伺いたいのですが、次の予定があるので改めて聞かせてください」
- 「気づけばこんな時間！楽しい時間はあっという間ですね」
- 「話が脱線してしまいましたね」
相手に配慮しつつ自然に会話を切り上げられます。
6. 助けてもらったときのお礼
「助かりました」だけでは少し物足りません。感謝を具体的に表すと気持ちがより伝わります。
- 「おかげさまでうまくいきました」
- 「〇〇さんのおかげです！」
- 「お力添えいただきありがとうございます」
感謝は相手のやる気を引き出す魔法の言葉です。
7. 褒められたとき
「そんなことありません」と否定すると、せっかくの褒め言葉を返してしまいます。素直に受け取りましょう。
- 「恐れ入ります」
- 「ありがとうございます」
- 「褒めていただけて嬉しいです。今後の励みになります」
謙虚さと感謝を兼ね備えた返答が好印象につながります。
8. 配慮を持ってお願いするとき
「ちょっといいですか？」よりも、相手の時間を尊重する表現を使いましょう。
- 「15分ほどお時間いただけますか？」
- 「〇〇だからこそお願いしたくて、お力を貸していただけないでしょうか？」
- 「お願いできたら心強いです」
相手が動きやすい状況をつくるのも依頼のマナーです。
9. 確認や検討を依頼するとき
「確認してください」ではやや命令的に聞こえます。
- 「ご確認のほどお願いいたします」
- 「お目通しください」
- 「ご一読ください」
依頼口調に変えるだけで印象が格段に良くなります。
10. 来訪をお願いするとき
「来てください」では強制的な響きが出てしまいます。
- 「お越しください」
- 「いらしてください」
- 「お立ち寄りください」
相手を立てる言葉を選ぶことが大切です。
11. 優しく催促したいとき
進捗確認をするときも、相手への配慮が必要です。
- 「〇〇の件でリマインドさせていただきます」
- 「念のため再送させていただきますのでご確認ください」
- 「体調を崩されていませんか？ご連絡お待ちしております」
柔らかい表現は相手の負担を減らし、円滑なやり取りにつながります。
12. 抗議や不満を伝えたいとき
感情的な表現は避け、冷静かつ丁寧に伝えましょう。
- 「その内容には承服いたしかねます」
- 「今は受け入れるのが難しい状態です」
- 「雑に扱われたように感じて悲しいです」
ビジネスの場では、感情より事実と立場を伝えることが重要です。
13. お詫びの言葉
「すみませんでした」だけでは軽く受け取られてしまうことがあります。
- 「〇〇の件でご迷惑をおかけしましたこと、お詫び申し上げます」
- 「重ね重ね申し訳ございません」
誠意を示すには、具体的に「何について」謝罪するのかを明確にすることが必要です。
14. ミスを謝るとき
言い訳ではなく、改善の意思を示すことが信頼回復の第一歩です。
- 「確認不足でした、申し訳ありません」
- 「私の不手際です。今後気をつけます」
- 「認識不足で申し訳ありません」
原因を認め、次に活かす姿勢を示しましょう。
まとめ
言葉遣いは「相手への思いやり」が形になったものです。ちょっとした言い換えで、相手に与える印象や関係性は大きく変わります。
- 丁寧に同意する
- 角を立てずに反対意見を伝える
- 誤りを確認という形で指摘する
- 感謝や謝罪を具体的に伝える
これらを意識するだけで、仕事の進め方や人間関係がぐっとスムーズになります。今日からぜひ実践してみてください。
