社会人必見！これで電話対応は怖くない
～新社会人が押さえておきたい3つの基本～
春から社会人になる方にとって、「電話対応」は大きな壁のひとつではないでしょうか。メールやチャットに慣れている世代にとって、いきなり相手の声に応じ、即座に言葉を返す電話応対は、緊張や不安を感じやすい場面です。
しかし実際には、電話対応の基本は非常にシンプル。
「名乗る」「要件を聞く（伝える）」「切る」 の3ステップを押さえれば、誰でも安心して対応できるようになります。
今回は「かかってきた電話」と「自分からかける電話」の両方について、社会人1年目から実践できる電話応対の基本とコツをご紹介します。
1. かかってきた電話への対応 ― 3つの流れ
会社の代表番号や部署の電話に出るとき、最初はとても緊張します。しかし対応の流れはシンプルです。
① 電話に出る ― 自分を名乗る
最初に大切なのは「自分が誰なのか」を明確に伝えることです。
例：
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社△△でございます。」
明るくハキハキと名乗るだけで、相手に安心感を与えることができます。
② 要件を聞き取る ― メモ＋復唱
相手が話し始めたら、途中で遮らずに最後まで聞き取りましょう。その際、メモをとることが大切です。
要件を聞き終えたら、必ず復唱します。
「冬になって食料がなくてお困りということでよろしいでしょうか？」
このように確認することで、聞き間違いや勘違いを防ぐことができます。
③ 電話を切る ― 結びの言葉を添えて
要件を整理したら、最後にきちんとお礼を述べ、静かに電話を切ります。
「かしこまりました。私△△が承りました。ご連絡ありがとうございます。失礼いたします。」
※このとき、受話器をガチャリと置くのではなく、フックスイッチを指で押してから静かに受話器を戻すと丁寧です。
2. 電話をかけるときの基本 ― 3つの流れ
自分から電話をかけるときも、基本は同じ「名乗る・要件を伝える・切る」の3ステップです。
① 名乗る
最初に必ず会社名と自分の名前を名乗ります。
「いつもお世話になっております。〇〇商事の△△と申します。」
「お世話になっております」の一言を添えるだけで、相手への印象は大きく変わります。
② 要件を伝える
「誰に、どんな用件で電話をしたのか」を明確に伝えましょう。
「お忙しいところ恐れ入ります。△△様はいらっしゃいますでしょうか。」
相手が不在の場合は、戻り時間を確認したり、伝言を依頼します。
同じ名前の方が複数いる場合は、部署名を付け加えるとスムーズです。
③ 電話を切る
最後に「よろしくお願いいたします」「失礼いたします」と結び、静かに受話器を置きます。
なお、電話はかけた側が先に切るのが基本ですが、相手が顧客や目上の方であれば、相手が切るのを待ってから自分が切るのが望ましいとされています。
3. 電話対応の基本5か条
電話応対を円滑にするためには、以下の5つを心がけましょう。
明るく話す
第一声のトーンが相手への印象を左右します。
ハキハキ話す
はっきりと話すことで、聞き取りやすくなります。
相手の話をよく聞く
途中で遮らず、最後まで丁寧に聞きましょう。
確認・復唱する
メモを取り、要点を繰り返すことでミスを防げます。
正しい敬語を使う
「承知いたしました」「かしこまりました」など、適切な言葉遣いを意識しましょう。
4. 不安をなくすための実践的な対策
「電話が怖い」「頭が真っ白になってしまう」という方は、以下の方法で練習してみましょう。
（1）自分の名乗り方を準備する
最初に言う言葉はあらかじめ決めておくと安心です。
（2）社内情報を確認できる体制を整える
誰が外出中なのか、会議中なのかをすぐ確認できるようにしておくと、取り次ぎがスムーズになります。
（3）電話をかける前に要件を整理する
話す内容をメモやパソコン画面にまとめておけば、緊張しても確認しながら進められます。
（4）よく使う言葉を繰り返し練習する
「かしこまりました」「承知いたしました」「確認いたします」など、頻出フレーズを口に出して練習しておくと、とっさの場面でも自然に出てきます。
（5）メモを残す
相手から聞いた内容は必ず記録し、担当者に正確に伝えられるようにしておきましょう。
まとめ
社会人になって最初に直面する「電話対応」。
不安を感じるのは当然ですが、実は基本はとてもシンプルです。
電話に出るときは「名乗る → 聞く → 切る」
電話をかけるときは「名乗る → 要件を伝える → 切る」
この3ステップを覚えるだけで、緊張がぐっと和らぎます。さらに、明るく・ハキハキ・正しい言葉遣いを心がければ、相手に好印象を与えることもできます。
電話応対は、回数を重ねることで必ず慣れていきます。最初は失敗しても構いません。大切なのは「誠意をもって対応すること」と「復唱して確認すること」です。
ぜひこの記事を参考に、明日から自信を持って電話対応に臨んでみてください。
