【電話対応】入社や転職前に確認しておきたい電話対応まとめ【ビジネスマナー】
社会人になると、業務上のコミュニケーション手段として「電話対応」は避けて通れません。近年はメールやチャットツールが普及していますが、取引先やお客様とのやり取りの場面では、今もなお電話が主流の手段となっています。
特に新入社員や転職して間もない方にとって、電話対応は「第一印象を左右する大切な場面」です。相手の顔が見えないからこそ、声のトーンや言葉遣い、応対の仕方ひとつで「信頼できる人だ」と思われることもあれば、逆に「頼りない」「失礼だ」と感じさせてしまうこともあります。
本記事では、入社や転職前に押さえておきたい電話対応の基本をまとめました。ちょっとした工夫で印象は大きく変わります。ぜひ事前に確認して、安心して社会人生活をスタートさせましょう。
1. 相手の声が小さい場合の聞き返し方
電話では相手の声が聞き取りにくいことも少なくありません。しかし「え？」や「聞こえません」とだけ返してしまうと、失礼な印象を与えてしまいます。そんな時は、ワンクッション置いた丁寧な表現が大切です。
例えば、
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようでございます。もう一度お願いできますでしょうか」
と伝えると、相手も不快に感じず、むしろ「配慮がある人だ」と好印象を持ってくれます。
相手に責任を押し付けず、自分側の状況として表現するのがポイントです。
2. どうしても聞き取れない場合の対処法
雑音が入っていたり、独特の名前や会社名だったりすると、何度聞いても聞き取れないことがあります。そんな時に「もう一度お願いします」と繰り返すだけでは、相手に負担をかけてしまいます。
そこで役立つのが、具体的に確認する方法です。
- 「お名前の漢字はどのような字を書きますか」
- 「会社名のアルファベットのつづりを教えていただけますか」
と尋ねれば、相手も説明しやすくなり、結果的にこちらも正確に把握できます。
特にビジネスの場では、相手の名前や会社名を間違えることは大きな失礼にあたります。自信が持てない場合は、必ず丁寧に確認しましょう。
3. 名前を再度お願いする場合
人の名前は、ビジネスにおいて最も重要な情報のひとつです。しかし一度で聞き取れないことも珍しくありません。そんな時は、遠慮せずに確認をしましょう。
「恐れ入ります、もう一度お名前をお願いできますでしょうか」
この一言を添えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。単に「名前は？」と聞き返すのではなく、「恐れ入ります」とクッション言葉を加えることで、丁寧な対応になります。
4. 相手の名前と会社名は必ず復唱する
聞き取った内容は、そのままにせず復唱することが大切です。
「○○株式会社の△△様でいらっしゃいますね」
と繰り返すことで、正確に理解していることを相手に伝えられます。また、聞き間違いを防ぐことにもつながります。復唱は「確認と誠意のサイン」として受け取られるため、信頼関係の構築にも有効です。
5. 用件も必ず復唱する
名前や会社名だけでなく、相手から伝えられた用件も必ず復唱しましょう。
「○○の資料を本日中にFAXいただきたい、というご依頼でよろしいでしょうか」
と確認すれば、聞き間違いや思い込みによるミスを防げます。万が一誤って聞き取っていた場合には、
「大変失礼いたしました。正しくは□□ということですね」
とすぐに訂正し、再度復唱するのがマナーです。誤りを放置してしまう方が、後のトラブルに直結します。
6. 留守番電話にかけ直す場合の基本
相手が不在で留守番電話に切り替わった場合も、適切な対応が求められます。
かけ直す場合の基本は以下のとおりです。
- 自分の会社名と名前を名乗る
- 念のため、相手の会社名と名前を確認する
- かけた理由を簡潔に伝える
- 「改めてご連絡いたします」と伝えて電話を切る
「かけ間違いかもしれない」と思わせないよう、会社名と氏名を明確に名乗ることが重要です。短い時間でも、落ち着いたトーンで伝えると安心感を与えられます。
7. 留守番電話にメッセージを残す場合
折り返しをお願いする時には、さらに丁寧な工夫が必要です。以下の流れを意識しましょう。
- 自分の会社名と名前を名乗る
- 相手の会社名と名前を確認する
- 要件を簡潔に、はっきりと伝える
- 連絡先を明確に伝える
- どこに、何時まで連絡が取れるかをはっきり伝える
例：
「○○株式会社の△△と申します。□□の件でご連絡いたしました。大変恐れ入りますが、本日18時までに03-XXXX-XXXXまでご連絡いただけますと幸いです」
時間や連絡手段を具体的に伝えることで、相手も折り返しやすくなります。
まとめ
電話対応は、相手の顔が見えない分、言葉遣いや声のトーン、確認の仕方などがすべて「印象」として伝わります。特に新入社員や転職直後は、電話でのやり取りが評価につながることも少なくありません。
本記事でご紹介したポイントを改めて整理すると、
- 声が小さいときは丁寧に聞き返す
- 聞き取れない場合は具体的に確認する
- 名前や会社名は復唱して誤りを防ぐ
- 用件も必ず確認する
- 留守番電話では名乗りと要件を簡潔に伝える
という基本を押さえることが大切です。
電話対応は慣れるまで緊張しますが、場数を踏むことで自然に身につきます。最初はマニュアル通りでも構いません。大切なのは「相手に誠意をもって正確に伝える」という姿勢です。
入社や転職を控えている方は、ぜひ今日から練習してみてください。丁寧な電話対応ができるだけで、信頼されるビジネスパーソンへと一歩近づけるはずです。
