【電話対応】担当者が不在の時の言い回しと覚えておくと便利なマジックフレーズ【ビジネスマナー】
ビジネスシーンでは、電話応対のスキルが業務の印象や信頼度に直結します。特に「担当者が不在の場合」の対応は、相手に不快感を与えずスムーズに対応することが求められます。今回は、担当者が不在の際に使える丁寧な言い回しや、覚えておくと便利なマジックフレーズを詳しく解説します。これを押さえておくだけで、電話応対の印象が大きく変わります。
1. 担当者不在時の状況別言い回し
担当者が不在の場合でも、状況によって伝え方を変えることで、相手に対して誠実さと配慮を示すことができます。代表的なケースと適切な言い回しを整理してみましょう。
(1) 社内にいるが席を外している場合
担当者が社内にはいるものの、席を外しているときは「少しお待ちいただく可能性がある」というニュアンスを伝える必要があります。
例えば、以下のような言い回しが適しています。
- 「あいにく○○は○○時まで席を外しております」
この表現を使うことで、担当者が戻る時間を明確に伝えられ、相手に安心感を与えることができます。また、戻り次第連絡するかどうかの確認も忘れずに行いましょう。
- 「戻り次第ご連絡いたしましょうか」
この一言を添えることで、相手に待つか他の手段を取るか選択肢を与えられるため、より丁寧な印象を与えられます。
(2) 担当者が外出している場合
担当者が社外の用事で不在の場合も、社内にいる場合と同様に時間の目安を伝えることが重要です。具体的には次のように言います。
- 「あいにく○○は○○時まで外出しております」
さらに、戻り次第の対応について確認する際は、
- 「戻り次第ご連絡いたしましょうか」
と続けることで、相手に配慮しつつ、連絡の手順を明確にできます。
(3) 担当者が休んでいる場合
急な休暇や有給などで担当者が不在の場合は、復帰日を添えて伝えると親切です。
- 「あいにく○○は休みをとっておりまして、〇日に出社予定でございます」
また、連絡希望がある場合は、
- 「出社次第、○○からご連絡いたしましょうか」
と聞くことで、相手の要望に応じたフォローが可能です。
(4) 長期休暇中の場合
長期休暇や夏季・年末年始の連休などで担当者が長期間不在の場合は、代替対応も視野に入れるとスムーズです。
- 「あいにく○○は〇日まで長期休暇中でございます」
ここで重要なのは、相手が急いでいる場合の配慮です。
- 「お急ぎでいらっしゃいますか？お差し支えなければ、代わりにご用件承ります」
この言い回しを使うことで、担当者が不在でも業務が滞らない印象を与え、信頼感を損なわずに済みます。
2. 電話応対で覚えておくと便利なマジックフレーズ
担当者が不在の場合、状況に応じた言い回しをいくつか覚えておくと、電話対応が格段にスムーズになります。ここでは特に使いやすいフレーズを紹介します。
(1) 戻り次第連絡する場合
- 「戻り次第ご連絡いたしましょうか」
- 「出社次第、○○からご連絡いたします」
相手に「待ってもらえるか、他の対応を希望するか」を選ばせる一言です。丁寧な印象を与え、相手の要望に柔軟に対応できます。
(2) 急ぎの用件の場合
- 「お急ぎでいらっしゃいますか？」
- 「お差し支えなければ、社内で他に対応できる者がいるか確認いたしましょうか」
急ぎの案件の場合、このように代替手段の提案をすることで、相手の不満を軽減し、スムーズに業務を進めることができます。
(3) 用件を伺う場合
- 「お手数ですが、差し支えなければご用件を承ります」
- 「担当者に正確にお伝えするため、よろしければ内容をお伺いしてもよろしいでしょうか」
電話応対の基本として、相手の要望をしっかり聞き、必要な情報を漏れなく伝える姿勢が重要です。
3. 不在時対応で心がけたいポイント
担当者が不在の際の対応は、単に「伝える」だけでなく、以下の点を意識することで印象が格段に良くなります。
- 丁寧な言葉遣い
「です・ます調」を基本に、柔らかい表現を使うことで、相手に不快感を与えません。 - 時間や復帰日を明確に伝える
担当者の戻り時間や出社日を具体的に伝えることで、相手が今後の対応をイメージしやすくなります。 - 代替対応の提案
急ぎの用件には、他の担当者や自分自身で対応できるか確認する提案を添えると親切です。 - 相手の要望に応じる姿勢
電話のやり取りで相手に選択肢を与えることで、相手は自分の都合に合わせた対応ができると感じます。
まとめ
担当者が不在の際の電話対応は、状況に応じた言い回しとマジックフレーズを覚えておくだけで格段に印象が良くなります。ポイントは以下の通りです。
- 社内にいるが席を外している場合：戻り時間を伝え、連絡希望を確認
- 外出中の場合：外出終了時間を伝え、連絡希望を確認
- 休暇中の場合：出社予定日を伝え、必要であれば代替対応を提案
- 長期休暇中の場合：連絡可能な代替手段を提示
電話は相手に直接対応状況を伝える唯一の手段です。正しい言い回しと柔軟な対応を心がけることで、会社全体の印象や信頼度も向上します。今日ご紹介したフレーズを覚えて、実際の電話応対で活用してみてください。担当者不在でもスムーズで丁寧な対応ができるようになり、ビジネスマナーのレベルが一段とアップするはずです。
