担当者が不在のときの対応例
- 席を外している
「あいにく小林は午後２時まで席を外しております。」 - 外出している
「あいにく小林は午後２時まで外出しております。」 - 休暇中（短期）
「あいにく小林は休みをとっておりまして、１７日に出社予定でございます。」 - 長期休暇中
「あいにく小林は１７日まで長期休暇中でございます。」
その後の対応例：
- 「戻り次第ご連絡いたしましょうか。」
- 「出社次第、小林からご連絡いたしましょうか。」
- 「お急ぎでいらっしゃいますか。お差し支えなければ代わりにご用件を承ります。」
- 「お差し支えなければ、社内で他に対応できる者がいるかどうか確認いたしましょうか。」
普段の言葉を丁寧にする例
- わかりました → かしこまりました
- すみません（謝罪） → 申し訳ございません
- ちょっと待ってください → 少々お待ちください
- 待たせました → お待たせいたしました
- どうですか → いかがでしょうか
- どうしますか → いかがいたしますか
- いいですか → よろしいでしょうか
- いいです → 結構です
- そうします → そのようにいたします
- そうです → さようでございます
- わかりません → わかりかねます
- できません → いたしかねます
- 今いきます → ただいま参ります
- あとで行きます → 後ほど伺います
- 要件を聞くよ → 私でよろしければご用件をお伺いいたします
- 話しておきます → 申し伝えます
- （恐縮の）すみません → 恐れ入ります
- （依頼の）悪いんですが → 申し訳ございませんが
- 今いません → ただいま席を外しております
「すみません」の場面別の言い換え
- お願いする場合（軽い依頼）
「恐れ入ります、少々お待ちいただけますか？」 - お願いする場合（手間をかける）
「お手数ですが、こちらの口座にお振込みいただけますか？」 - 名前を聞く場合
「失礼ですが、お名前をお伺いできますでしょうか？」 - 連絡先など繊細な情報を聞く場合
「差し支えなければ、ご連絡先を教えていただけますか？」 - 都合に沿えない場合
「あいにく本日は満室でございます。」 - 依頼や誘いを断る場合
「せっかくですが、今回は遠慮いたします。」 - 夜遅く電話する場合
「夜分に恐れ入ります。〇〇様はいらっしゃいますか？」 - 感謝する場合
「恐れ入ります。」 - 軽い謝罪
「失礼いたしました。」 - 深い謝罪（社内）
「申し訳ありません。」 - 深い謝罪（社外）
「申し訳ございません。」
その他よく使う表現の工夫
- 出来ません → いたしかねます／出来かねます
- 嫌です → 承服いたしかねます
- 無理です → ご要望に沿いかねます
- 知ってます → 存じております（物）／存じ上げております（人物）
- 知りません → 存じません（物）／存じ上げません（人物）
- 教えてください → ご教示ください／ご指導ください
- 考えてみます → 検討いたします
- 協力お願いできませんか → お力添えいただけないでしょうか
- 忘れてました → 失念しておりました
- わかりました（注意された後） → 肝に銘じます
- すごいですね → 感服いたしました
- 褒められた時 → 恐れ入ります／恐縮です
- 頑張ります → 最善を尽くします／誠心誠意努めてまいります
- 頑張ってます（途中経過） → 鋭意進めております
- 待っていただけませんか → ご猶予をいただけませんか
- 大丈夫です → おりこみ済みでございます
- お土産を渡すとき → 心ばかりのものですが
- 帰ります → お名残惜しいですが、おいとまいたします
こうした表現を意識して使うことで、社内外においてより洗練された印象を与えることができますね。
