はじめに
ビジネスシーンにおいて電話対応は欠かせない業務の1つです。特に新人社員や電話応対に慣れていない人にとっては、電話を受けると緊張し、内容を正確に伝えられるか不安になることも少なくありません。そのような場面で役立つのが「電話メモ」です。
電話でのやり取りは口頭で瞬時に行われるため、後から記憶を頼りに内容を整理しようとするとどうしても抜けや漏れが生じがちです。そのため、聞き取った情報をその場で簡潔にメモに残すことが確実でスムーズな対応に繋がります。
本記事では、電話対応における基本的なメモの取り方について具体例やポイントを交えながら解説します。
電話メモの重要性
電話メモは、単なる「記録」ではなく会社全体の信頼性を守る重要なツールです。
もし伝言を正確に残せなかった場合、以下のような問題が生じる恐れがあります。
- 顧客に折り返しの電話ができず、信用を失う
- 要件を誤って伝えてしまい、仕事に支障が出る
- 社内での情報共有が不十分になり、対応の遅れを招く
つまり、電話メモを正しく取ることは、会社の信頼性を保ち業務効率を高めるための基本スキルなのです。
電話メモに書くべき内容
電話メモには多くの情報を盛り込む必要はありません。むしろ、短く・分かりやすく・正確にが大切です。
具体的に書くべき内容は次の通りです。
① 発信者の情報
- 会社名
- 名前
最初に必ず確認し、聞き取れなければ「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますか？」と丁寧に聞き返しましょう。誤った名前を伝えると失礼にあたるため、ここは特に注意が必要です。
② 電話の宛先
- 誰宛ての電話か
「○○部の△△さんお願いします」といった依頼を正確に記録することで、取り次ぎや伝言がスムーズになります。
③ 折り返しの有無と連絡方法
相手がどのような対応を求めているのかを整理して書きます。
- 電話があったことだけを伝えれば良いのか
- 折り返しの電話を希望しているのか（その場合は電話番号を正確に記録）
- 相手が後ほど掛け直す予定なのか
この違いを明確にしておくと、担当者が次の行動を迷わず取れるようになります。
④ 注意事項や期限
急ぎの案件や期限がある場合は、必ず具体的に残します。
例：
- 「本日○時までに折り返し希望」
- 「至急確認をお願いしたい案件」
これらは業務の優先順位を決めるうえで非常に重要な情報になります。
⑤ 具体的な要件
可能であれば、相手が何について電話してきたのかを簡潔にまとめます。
例：
- 「見積書の件について」
- 「納期の確認」
- 「契約更新に関するご相談」
詳細を全て書き残す必要はありませんが、要点を数語で押さえると担当者が状況を掴みやすくなります。
⑥ 受電者の情報
- 自分の名前
- 電話を受けた日時
これを最後に記載しておくと、後から確認が必要になった際にもスムーズです。
メモの取り方のコツ
では、実際に電話を受けながらどのようにメモを取れば良いのでしょうか。
箇条書きで簡潔に
文章にしようとすると時間が掛かり、聞き漏らしの原因になります。
「会社名 → 名前 → 要件 → 折り返し有無 → 期限」といったように、箇条書き形式で残しましょう。
単語を拾って並べる
話の全てを逐一書くのは不可能です。大切なのは、キーワードを聞き取って記録すること。
後で整理すれば良いため、会話の流れを崩さず単語ベースで書き留めましょう。
不明点は確認する
聞き取れなかった部分や、曖昧に感じた部分は「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか？」と聞き直す勇気も必要です。
電話メモの活用方法
取ったメモはそのまま放置せず、必ず担当者に渡しましょう。
紙のメモの場合
電話対応用の専用メモ用紙を使うと便利です。文具店や通販で簡単に手に入り、必要事項を書き込む欄があらかじめ用意されているため、漏れなく記録できます。
デジタルの場合
最近はクラウド型の電子掲示板やチャットツールに直接入力し、社内で共有するケースも増えています。
紙よりもスピーディーに共有でき、誤解や紛失を防げる点がメリットです。
よくある失敗例と対策
最後に、電話メモでありがちな失敗例を紹介します。
名前の漢字を間違える／聞き漏らす
→ 確認を徹底する。特に同姓同名が多い場合は注意。
折り返し希望なのに電話番号を書き忘れる
→ 必ず連絡先を確認。社内の誰でも折り返せるように残す。
急ぎ案件なのに「至急」と書かない
→ 優先度を示す言葉を必ず明記する。
まとめ
電話対応は会社の「顔」としての役割を果たす重要な業務です。そこで欠かせないのが、正確かつ分かりやすい電話メモです。
- 会社名・名前・宛先・折り返し有無・期限・要件・受電者の情報を簡潔に記録
- 箇条書きや単語ベースでメモを取り、聞き取れなければ確認
- 紙・電子のどちらでも良いが、必ず担当者へ迅速に伝える
これらを意識するだけで、電話対応の精度は格段に上がり、周囲からの信頼も高まります。
是非明日からの業務に活かしてみてください。
