明確な指示の重要性とは？～曖昧な指示が生む問題とその解決策～
仕事において、指示を出すことは欠かせないコミュニケーションの一環です。しかしながら、何気なく発しているその指示が、実は曖昧な表現によって相手を混乱させてしまっている可能性があることをご存じでしょうか？今回の記事では、「なぜ指示が相手に伝わらないのか？」をテーマに、具体的な指示の重要性と、その実践方法について解説します。
1. 曖昧な指示が引き起こす問題
まず、以下のような指示を見てみましょう。
- 「明智さん、この前の会議で出た話をざっとまとめておいてください。」
- 「木村さん、会議の資料を早めに作成してくださいね。」
- 「阿部さん、ホワイトボードのマーカーを多めに発注しておいてください。」
一見、特に問題がないように思えるこれらの指示。しかし、受け取る側からすると、「この前」とはいつの会議か、「早めに」とは具体的にいつまでなのか、「ざっと」や「多めに」とはどの程度のことを指しているのか、といった疑問が生じます。こうした曖昧な指示は、仕事の効率を下げるばかりか、誤解やすれ違いの原因にもなります。
特に、発達障害のある方々にとっては、このような曖昧な表現が大きな障害となる場合があります。彼らは、指示をそのまま受け取る傾向が強いため、具体的な内容が示されないと、どのように行動すればよいのかが分からず、結果としてミスや手戻りが発生してしまうことも少なくありません。
2. なぜ曖昧な指示は伝わらないのか？
発達障害には、大きく以下の3つの種類があります。
ASD（自閉症スペクトラム症）
言葉を文字通りに受け取る傾向があり、微妙なニュアンスを読み取るのが難しい。
ADHD（注意欠陥多動性障害）
集中力の持続や計画的な行動に苦手意識があるが、言葉のニュアンス理解においても困難が生じやすい。
LD（学習障害）
特定のスキル（例：読解や計算）が苦手で、曖昧な指示への対応が難しいことがある。
これらの特性を持つ方々にとって、「ざっと」「適当に」「きちんと」といった表現は非常に困難なものです。なぜなら、こうした言葉には具体的な基準が含まれておらず、解釈が人それぞれ異なるからです。
3. 曖昧な指示を具体的にする方法
では、どのようにすれば、曖昧な指示を避け、分かりやすい指示を出せるのでしょうか？ポイントは以下の2つです。
(1) 数字を入れる
「たくさん」「早めに」といった曖昧な表現ではなく、具体的な数量や期限を明示します。
- 「コピー用紙を50枚用意してください。」
- 「会議資料を12月15日までに作成してください。」
(2) 名詞を入れる
指示の対象を明確にすることで、相手の混乱を防ぎます。
- 「プレゼン資料の文字が読みにくいので、フォントをゴシック体に変更してください。」
- 「次回の営業会議で使用する資料を確認してください。」
これらの工夫により、曖昧な指示が具体的な指示へと変わり、相手が何をすべきかを正確に理解できるようになります。
4. 発達障害の特性を活かすために
発達障害のある方々は、指示やマニュアルに忠実であるという特性を持っています。この特性は、仕事において大きな強みとなる可能性があります。しかし、曖昧な指示ではその特性を活かすことができません。具体的な指示を出すことで、彼らの強みを最大限に引き出し、結果として仕事全体の効率を向上させることが可能となるのです。
まとめ：具体的な指示で職場環境を改善しよう
仕事において曖昧な指示は、発達障害のある方々だけでなく、すべての人にとってストレスの原因となる場合があります。指示の際には、具体的な数字や名詞を使い、解釈の余地を残さないようにすることが重要です。
最後に、具体的な指示を心掛けることは、相手のためだけでなく、自身の仕事を効率的に進めるためにも必要なスキルです。ぜひ、明日から実践してみてください。一緒により良い職場環境を築いていきましょう！
